Im Büro gilt das Gleiche wie im Homeoffice: Ein gut organisierter Arbeitsplatz ist die Grundlage für effizientes Arbeiten. Selbst die kleinste Ablenkung kann Deinen Arbeitsfluss unterbrechen und dadurch den Arbeitsvorgang unnötig in die Länge ziehen. Ist es Dir bisher immer schwer gefallen, Struktur in Dein Büro zu bringen? Ich garantiere Dir, dass Du nur einmalig ein wenig Zeit investieren musst, um Dein Büro perfekt auf Deine Arbeitsweise abzustimmen.
Um das Büro zu organisieren, ist zunächst eine Bestandsaufnahme der Arbeitsmaterialien nötig. Nachdem unbenötigte Artikel aussortiert wurden, legt man sich auf ein sinnvolles Ablagesystem fest und sortiert die Arbeitsmittel mit Hilfe von Ordnungshelfern entsprechend ein.
In diesem Beitrag zeige ich Dir Schritt für Schritt, wie Du eine Ordnung in Dein Büro bringst, die Dich mit mehr Freude und gleichzeitig effizienter arbeiten lässt. Mit diesen 12 Tipps wirst Du sowohl in Deinem Büro als auch in Deinem Homeoffice die für Dich perfekte Ordnung schaffen und produktiver als je zuvor arbeiten.
Warum ist Ordnung am Arbeitsplatz wichtig?
Jede Vollzeitarbeitskraft in Deutschland verbringt durchschnittlich 41 Stunden pro Woche an seinem Arbeitsplatz. Fast jeder Zehnte arbeitet sogar 48 Stunden oder mehr. Aber auch dann, wenn man die Teilzeitkräfte mit einbezieht, beträgt den Erhebungen des Statistischen Bundesamtes zufolge die durchschnittliche Wochenarbeitszeit in Deutschland 34,8 Stunden.
Jeder Vierte von uns arbeitet regelmäßig im Homeoffice. Da die Deutschen im Durchschnitt 7 Stunden pro Nacht schlafen, verbringen wir also fast ein Drittel der Zeit, in der wir wach sind, am Arbeitsplatz. Und für alle “Vollzeit-Schreibtischtäter” bedeutet dies sogar, dass genau dieser Anteil ihrer Lebenszeit im Büro oder Homeoffice verbracht wird.
Zeit im Büro ist also wertvolle Lebenszeit. Und wer möchte diese kostbare Zeit nicht in einem motivierenden und unterstützendem Umfeld verbringen? Deshalb ist es sehr wichtig, dass Du Dein Büro mit Pflanzen, Familienfotos und Bildern ausstattest. Vor allem aber muss es so störungsfrei wie möglich sein. Und das bekommst Du hin, in dem Du Ordnung schaffst.
Arbeitsorganisation heißt also nicht nur, einen aufgeräumten Schreibtisch zu haben. Wie Du Deinen Schreibtisch in 6 Schritten organisierest, findest Du in diesem Artikel. Wer nämlich weiß, wo er seine Arbeitsmittel findet und ein angenehmes Arbeitsumfeld hat, arbeitet effizienter. Deshalb bedeutet ein gut organisiertes Büro:
- Du wirst nicht abgelenkt,
- Du kannst Dich besser auf Deine Aufgabe konzentrieren,
- Du verschwendest keine Zeit, um Unterlagen zu suchen,
- Du kannst stressfreier Arbeiten,
- Du hast immer einen Überblick über Deine Aufgaben,
- Du kannst Deine Tätigkeiten sinnvoll priorisieren,
- Du fühlst Dich wohler am Arbeitsplatz.
Und damit Du diese Vorteile genießen kannst, stelle ich Dir jetzt 12 teilweise außergewöhnliche Tipps vor!
1. Mache eine Bestandsaufnahme Deiner Arbeitsmittel
Welche Arbeitsmaterialien gibt es in Deinem Büro? Was davon brauchst Du täglich? Was wöchentlich? Und was verwendest Du nur hin und wider? Räume alles aus den Schränken und Schubladen und stelle Dir diese Fragen!
Verschaffe Dir einen Überblick und überlege Dir, worauf Du verzichten kannst. Was muss mehrmals täglich griffbereit sein? Welche Arbeitsmittel stören Dich und was ist verbesserungswürdig in Deinem Büro? Welche Kategorien passen zusammen (zum Beispiel Locher, Tacker, Klebestift)?
All diese Fragen solltest Du jetzt beantworten und Dir gleichzeitig grob überlegen, wie Du Dein Büro ab sofort neu ordnen möchtest. Jetzt, da alle Büromöbel leer geräumt sind, hast Du die Möglichkeit auch die Schränke, Rollcontainer und den Tisch zu verschieben. Doch auch wenn Du diesbezüglich keinen Bedarf siehst, kannst Du innerhalb der Möbelstücke eine Neuordnung Deiner Arbeitsmaterialien vornehmen.
Bei der Gelegenheit solltest Du auch mal wieder Deinen Tisch abwischen, Telefonhörer, Maus und Tastatur reinigen. Vielleicht ist es auch mal wieder an der Zeit, Deine Schränke von Staub zu befreien?
Bonus-Tipp: Plane für den Aufräumvorgang die doppelte Zeit ein, die Du vorab bemessen hast. Das vermeidet zusätzlichen Zeitdruck. Meinen Erfahrungen nach unterschätzt man den Aufwand einfach immer wieder. Und für den Fall, dass Du doch schneller fertig wirst, hast Du mehr Zeit für die eigentliche Arbeit als geplant.
2. Sortiere unbenötigte Arbeitsmaterialien aus
Bereits während Du die Schränke und Schubladen ausräumst, wirst Du feststellen: Nicht alle Arbeitsmittel werden regelmäßig gebraucht. Manche davon hast Du sogar noch nie verwendet. Wenn das der Fall ist, ab in den Papierkorb (oder verschenken).
Ich habe schon viel zu viele Büros gesehen, die bis oben hin mit Ordnern, privaten Artikeln und Dekorationen gefüllt waren. Und so gut wie nichts davon ist für die Erledigung der Arbeit zuträglich. Normalerweise müsste Dir am Arbeitsplatz klar sein, was Du brauchst und was nicht. Denn anders als in Deinem eigenen Haushalt sollte es hier nur wenige Gegenstände mit ideellem Wert geben, die die Entscheidung zum Aussortieren schwer machen könnten.
Bonus-Tipp zum Ausmisten: Halte Dich an die Regel der bekannten Ordnungsberaterin Marie Kondo (Amazon-Link zum Buch). Nimm die Gegenstände, bei denen Du Zweifel hast, in die Hand: Schaue sie Dir genau an und frage Dich, ob sie zur Arbeitserfüllung dienlich sind.
Nutze die Minimalismus-Regel: Diejenigen Artikel, die Du ein Jahr lang nicht genutzt hast, wirst Du doch wahrscheinlich wohl kaum im nächsten Jahr benutzen. Deshalb kannst Du sie aussortieren.
3. Strukturiere Deinen Arbeitsplatz
Jetzt geht es los mit der Raumplanung. Du kannst Dein Büro jetzt nach Deinen Wünschen designen. Vielleicht hast Du bereits so viel ausgemistet, dass Du gar nicht mehr alle Möbelstücke benötigst. Ansonsten kannst Du Deine Schränke verschieben, falls Du es als erforderlich ansiehst. Vielleicht möchtest Du auch Deinen Schreibtisch in eine andere Position bringen. Halte aber unbedingt ergonomische Arbeitsbedingungen ein (Siehe Tipp 10). Jetzt da Du bereits eine Bestandsaufnahme gemacht hast und Deine Arbeitsmittel und Unterlagen in Kategorien unterteilt hast, fällt es leichter Dir vorzustellen, was Du wo unterbringen möchtest.
Räume nun Deine Schränke und Schubladen ein und löse Dich von dem Gedanken, dass alles wieder so aussehen muss, wie es vorher war. Du findest ganz bestimmt hier und dort eine Einteilung, die zweckmäßiger ist als zuvor.
Verwende Boxen und Schachteln für Klebeband, Stifte, Tacker und Büroklammern! Außerdem gibt es hilfreiche Schreibtisch-Organizer (Amazon-Link), damit die Papierstapel nicht einfach so herumliegen. Auch für lose Kabel und Druckerpatronen empfehle ich Dir den Einsatz von Schachteln.
Jede Box (Amazon-Link) sollte nach Kategorien geordnet und vor allem beschriftet sein. So kannst Du beispielsweise jeden Morgen die Box mit den Stiften und Büroklammern aus der Schublade holen und vor dem Feierabend wieder zurückstellen. So hast Du tagsüber einen aufgeräumten Schreibtisch. Und wenn Du morgens das Büro betrittst, ist er komplett leer. Und da sind wir auch schon beim nächsten Tipp:
4. Räume Deinen Schreibtisch leer
Je weniger optische Eindrücke Du in Deinem Büro hast, desto produktiver und befreiter kannst Du arbeiten. Diese Erkenntnis zeigt nicht nur meine eigene Erfahrung, sondern ist auch anhand von Studien belegbar. Sorge deshalb grundsätzlich für einen leeren Schreibtisch. Während Du arbeitest, soll er schließlich nur für die Unterlagen genutzt werden, die Du zu diesem Zeitpunkt verwendest.
Unterlagen, die Du aktuell nicht bearbeitest, halten Dich nur davon ab, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Im schlimmsten Fall vermischt Du sogar die Unterlagen und findest sie später nicht mehr wieder.
Ein leerer Schreibtisch bedeutet, dass sich alle Unterlagen dort befinden, wo sie hingehören. Nämlich in der Ablage, im Aktenordner oder digital archiviert.
Auch Deinen Desktop auf dem Computer solltest Du so leer wie möglich räumen. Gerade digital ist es unheimlich wichtig, eine sinnvolle Ordnerstruktur zu erstellen, durch die Du (und Deine Arbeitskollegen) mit wenigen Mausklicks alle Dokumente findest. Einen hilfreichen Leitfaden zur digitalen Ordnerstruktur findest Du in einem Beitrag von Faktur digital.
5. Verwende ein sinnvolles Ablagesystem
Das A und O für eine gute Büroorganisation ist ein logisch nachvollziehbares Ablagesystem. Das gilt sowohl für digitale Vorgänge als auch für Papier. Ich empfehle Dir zwei unterschiedliche Ordnungssysteme, für die Du Dich einerseits mit Blick auf Deinen Aufgabenbereich, andererseits aber auch bezogen auf Deine eigene Persönlichkeit entscheiden kannst.
- Du legst für jeden Teilbereich Deines Aufgabengebietes eine Ablage (oder digitalen Ordner) an. Dort werden alle laufenden Vorgänge abgelegt. Die Entscheidung, was in welcher Reihenfolge abzuarbeiten ist, regelst Du über eine To-do-Liste, in der Du Deine Prioritäten markierst.
- Du gehst nach dem Eisenhower-Prinzip vor: Das bedeutet, Du sortierst sämtliche Deiner Unterlagen nach Wichtigkeit priorisiert. Dafür gibt es vier Kategorien:
| wichtig, aber nicht dringlich exakt terminieren und selbst erledigen | wichtig und dringlich sofort selbst erledigen |
| weder wichtig noch dringlich nicht bearbeiten | nicht wichtig, aber dringlich delegieren |
Bonus-Tipp: Kombiniere beide Ordnungssysteme, indem Du Deine Ablage nach Teilbereichen bzw. Produktgruppen unterteilst und Deine To-do-Liste nach dem Eisenhower-Prinzip strukturierst.
6. Von der To-do-Liste zum perfekten Zeitmanagement
Das schriftliche Festhalten von Arbeitsschritten ist meiner Meinung nach ein unabdingbares Werkzeug bei der Organisation Deines Büros. Im ersten Schritt reicht eine einfache Checkliste für zu erledigende Arbeitsschritte aus. Deine To-do-Liste kann aber auch zu einem Zeitplan einschließlich der von Dir vorgenommenen Prioritäten ausgeweitet werden. Selbst Meilensteine und Ziele kannst Du darin festlegen.
Wie auch immer Du Deine To-do-Liste gestaltest: Sie sorgt für Klarheit im Kopf. Dann kannst Du Unterlagen einsortieren und musst Dir keine Gedanken machen, dass Du sie womöglich vergisst. Deine Liste erinnert Dich daran, was noch zu erledigen ist (und im besten Falle wann).
7. Mache die unangenehmen Aufgaben zuerst
Zahlreiche Studien belegen, dass die durchschnittliche Leistungskurve bei uns Menschen in der Frühe am höchsten ist. Wenn es also darum geht, unangenehme Entscheidungen oder komplizierte Aufgaben zu lösen, sollten wir dies in den Morgenstunden tun.
“If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first.”
Mark Twain
Beachte also beim Führen Deiner To-Do-Liste immer, dass Du für die schwierigen Dinge die Uhrzeit auswählst, zu der Du am leistungsfähigsten bist.
8. Mache Dein Büro papierlos
Mache Dein Büro soweit wie möglich papierlos. Digitalisiere alles, was nicht niet- und nagelfest ist. Wenn es um Deine privaten Angelegenheiten geht, lade Dir die Scanner-App von Adobe herunter und lade alles in eine Cloud oder zur Datensicherung auf eine externe Festplatte. Vernichte danach jegliches Papier, das kein Original erfordert (Verträge, Urkunden, etc.).
Je mehr Du digitalisierst, desto weniger Platz brauchst Du und desto weniger bist Du optischen Einflüssen ausgesetzt, die Dich von der Arbeit ablenken. Deshalb solltest Du ein papierloses Büro haben:
- Leichter Zugriff auf Unterlagen für alle, die dafür berechtigt werden sollen (Bürokollegen, Vertretung, Familienmitglieder, etc.)
- Mehr Platz in Deinem Büro, weil Du Aktenordner aussortieren kannst
- Kein Papier bedeutet einen ressourcenschonenden Umgang mit der Umwelt
- Ortsabhängiges Arbeiten ist möglich.
9. Vermeide Ablenkungen
Der Hauptzweck Deines Büros ist die Erledigung Deiner Arbeit. Das klingt zunächst banal. Du solltest Dir diesen Zweck aber immer wieder vergegenwärtigen. Denn natürlich ist es in Ordnung und sogar empfehlenswert, Deinem Büro beispielsweise durch Fotos einen persönlichen Touch zu geben. Du sollst Dich ja schließlich wohl fühlen. Es darf nur nicht so weit gehen, dass Du den Fokus auf Deine Arbeit verlierst, weil Du durch verschiedene Dinge beeinträchtigt wirst.
Es gibt eine große Menge an Einflussfaktoren, die Dich ablenken können:
Was lernen wir aus dieser Statistik? – Tätigkeiten, die wir eigentlich für ganz normal in unserem Arbeitsalltag halten, lenken uns ab und machen uns unproduktiv. Wie viel würdest Du mehr schaffen, wenn Du nur ein oder zwei Zeitfenster pro Tag für Telefonate festlegen würdest? Wie wäre es, wenn Du nicht ständig Deine E-Mails überwachst und sofort bearbeitest? Benutzt Du oft zwischendurch Dein privates Handy?
Werde Dir Deiner Ablenkungen bewusst, analysiere wie stark sie Deinen täglichen Output beeinflussen und reduziere sie!
10. Organisiere Dein Büro zu Hause
Die meisten meiner Tipps kannst Du sowohl im Büro in der Firma als auch im Homeoffice anwenden. Arbeitsmedizinische Mindestanforderungen habe ich dabei zunächst ausgeklammert, weil die Arbeitsstättenverordnung Arbeitgeber zur Einhaltung dieser Standards verpflichtet. Diese müssten also ohnehin gegeben sein.
Wer jedoch selbstständig ist oder häufig im Homeoffice arbeitet, neigt dazu, auf Ergonomie und ein gutes Raumklima zu verzichten. Ausgegangen davon, dass die Gesetzgebung sich etwas bei ihren Mindeststandards gedacht hat, empfehle ich Dir in Anlehnung an die Verordnung folgende Regeln für Deinen Heimarbeitsplatz einzuhalten:
- Der Arbeitsraum sollte über eine Grundfläche von mindestens 8 qm und eine Höhe von 2,50 m verfügen.
- Die Raumtemperatur sollte 20 °C betragen.
- Du solltest einen gesunden Bürostuhl und einen höhenverstellbaren Schreibtisch verwenden.
- Störgeräusche wie beispielsweise durch einen Kühlschrank solltest Du vermeiden.
- Dein Schreibtisch sollte im 90-Grad-Winkel zum Fenster stehen.
- Verwende eine ergonomisch geformte Maus und Tastatur.
Bonus-Tipp für das Homeoffice: Aus Datenschutzgründen solltest Du vor allem Papier mit personenbezogenen Daten vor dem Entsorgen schreddern. Dazu kannst Du Dir entweder einen Aktenvernichter (Amazon-Link) ins Homeoffice stellen oder – solltest Du selten solche Dokumente entsorgen – die Papiere einfach per Hand mehrfach durchreißen.
11. Montiere Deine Magnettafel ab
Hast Du eine Magnettafel in Deinem Büro? Oder überlegst Du, Dir eine zuzulegen? Für viele gehört ein solcher Gegenstand zum Standardinventar eines Büros. Meiner Meinung nach braucht kein Mensch heutzutage Magnettafeln in seinem Büro oder Homeoffice. Was macht man schon mit Magnettafeln?Notizen? – Das geht doch alles digital. Lustige Kärtchen aufhängen: Störfaktor!
Wirkt man mit einer Magnettafel professioneller oder seriöser auf andere? Ich bezweifle das. Hänge Dir lieber an die dafür vorgesehene Stelle etwas auf, das Dich glücklich macht, oder lasse die Wand einfach ganz minimalistisch leer.
Das Gleiche gilt im Übrigen auch für Schmierzettel und Post-its. Du hast Deine To-do-Liste, in der Du auf Deine Arbeitsvorgänge verweist. Auf eine zusätzliche Zettelwirtschaft kannst Du verzichten. Mehr als Deine Liste brauchst Du nicht.
12. Nimm es nicht zu genau mit der Ordnung
Sei nicht zu hart zu Dir: Unordnung darf temporär entstehen. Wo gehobelt wird, da fallen Späne. Wenn es in Deinem Büro permanent und zu jeder Zeit perfekt aussieht, musst Du Dir die Frage gefallen lassen, ob Du Deinen Fokus nun auf Deine Arbeit oder auf die Ordnung legst. Im Mittelpunkt steht im Büro nun mal Deine Arbeit. Und die Ordnung solltest Du lediglich als Erfüllungsgehilfen ansehen.
Wenn es in Deinem Büro zwischenzeitlich trotz aller Vorsätze mal etwas chaotisch werden sollte, sorge wieder für Ordnung, sobald Du die Gelegenheit dazu hast. Und verurteile Dich nicht für ein vorübergehendes Durcheinander.
Bonus-Tipp: Einmal im Jahr solltest Du die Grundstruktur Deiner Ordnung überprüfen. Liegt die Ordnung, auf die Du Dich festgelegt hast, weiterhin vor? Hat sie sich als hilfreich erwiesen oder besteht Optimierungsbedarf? Ist es mal wieder an der Zeit, ein paar Dokumente auszusortieren?