Die meisten von uns haben gleich mehrere Geräte, mit denen man fotografieren kann. Und das bedeutet auch gleichzeitig mehrere Speicherorte. Nicht nur deshalb ist es an der Zeit, die Fotos mit System zu ordnen. Bei der Organisation von Fotos ist es ähnlich wie bei üblichen Haushaltsgegenständen. Wenn man sich an einfach zu verstehende Regeln hält, ist es ganz leicht, Ordnung zu halten.
Um seine Fotos zu organisieren, sollte man diese zunächst auf ein Mindestmaß reduzieren. Als allgemeine Regel verwendet man einen konkreten Speicherort, auf dem die Fotos in einer zeit- oder themenbezogenen Ordnerstruktur gesichert werden.
Handy, Tablet, Spiegelreflexkamera und dazu noch einige Fotos, die Du per Whatsapp zugeschickt bekommen hast. Allein das macht es schon schwer, sich einen Überblick über alle Deine Fotos zu verschaffen. Außerdem wäre es doch toll, wenn man die einzelnen Anlässe und Events klar voneinander abgrenzen könnte.
Du brauchst kein kostenpflichtiges Foto-Tool, um Deine Bilder zu organisieren. Eine logisch aufgebaute Ordnerstruktur auf Deinem PC oder Mac ist vollkommen ausreichend. Ich zeige Dir, wie Du es am besten machst.
Wie organisiere ich meine Fotos am besten?
Einer Statistik aus dem Jahr 2017 zufolge erhöhte sich die Anzahl der weltweit gemachten Fotos zwischen den Jahren 2013 und 2017 von 660 Milliarden auf 1,2 Billionen Fotos. Mittlerweile dürfte der Wert deutlich darüber liegen.
Während mit Abstand die meisten Fotos mit dem Smartphone gemacht werden, entfällt auch ein nicht unbeachtlicher Teil auf die Digitalkamera (rund 10 %) und das Tablet (5 %). Und damit geht’s schon los. Denn wenn die Geräte nicht gerade automatisch mit einer Cloud verbunden sind, hat jeder, der verschiedene Geräte verwendet auch eine entsprechende Anzahl an Speicherquellen, die zum Sortieren der Fotos erst mal zusammengeführt werden müssen.
Dass klassische Fotoalben mit entwickelten oder ausgedruckten Bildern an Bedeutung verloren haben, zeigt eine weitere Statistik, die belegt, dass die Firma Cewe zwischen 2005 und 2021 die Anzahl an entwickelten Digitalfotos mangels Nachfrage erheblich reduziert hat. Der neue Standard, auf Fotos zuzugreifen ist – keine Überraschung – der direkte digitale Abruf.
Deshalb geht es in diesem Beitrag auch darum, dass Du sicherstellst, möglichst einfach und schnell auf die von Dir gemachten Fotos aus einer Quelle zugreifen zu können. Doch bevor Du diesen Zustand erreichst, solltest Du Dir ein paar Stunden Zeit nehmen. Und zwar vor allem, um auszusortieren. Denn nur weil Deine Speicherkapazität nahezu unendlich ist, musst Du diese nicht mit teilweise nahezu identischen Fotos überladen.
Danach geht es darum, die Fotos in einer für Dich geeigneten Art zu strukturieren und abzuspeichern. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten. Du kannst geschäftliche und private Fotos von einander trennen. Du kannst eine themenbezogene Ordnerstruktur verwenden. Vor allem aber sollte eine zeitliche Abfolge erkennbar sein.
Darüber hinaus ist es wichtig, ein Backup beispielsweise in Form einer weiteren externen Festplatte zu verwenden. Externe Festplatten findest Du bei Amazon. Um sicher zu stellen, dass Deine Fotos immer und überall verfügbar sind, kannst Du sie auch in eine Cloud laden. Dazu könntest Du beispielsweise kostenlos mit Google Drive beginnen (brauchst Du mehr als 15 GB, wird es kostenpflichtig).
Und wenn Du alles vorbereitet hast, musst Du nur noch an das regelmäßige Löschen entbehrlicher Fotos denken. Denn sonst musst Du schon nach kurzer Zeit wieder von vorne beginnen.
Bonus-Tipp: Erst Aussortieren, dann Fotos zusammenführen: Es gibt unterschiedliche Meinungen darüber, ob Du Deine Fotos erst mal aus den verschiedenen Quellen (Tablet, Digitalkamera, Handy) in einem Ordner zusammenführst und danach ausmistest, oder ob das Ausmisten im jeweiligen Gerät sinnvoller ist. Meiner Meinung nach solltest Du entbehrliche Fotos direkt auf dem Gerät löschen, bevor Du sie in Deine Ordnerstruktur überführst. Denn dadurch ersparst Du Dir den Aufwand für den Transfer unbenötigter Dateien.
1. Plane viel Zeit für das Organisieren Deiner Fotos ein
Ordnung kostet nicht Zeit. Sie spart Zeit. Das ist aber nur dann zutreffend, wenn Du erst einmal eine Grundordnung hergestellt hast. Wenn Du weißt, wo und wie Du alles findest, dann gestaltet sich Dein Alltag viel leichter. Das gilt für Deinen Haushalt genau so wie für Deine Daten.
Doch bevor Du diesen Zustand erreicht hast, musst Du diese Zeit einmalig investieren. Nimm Dir ein paar Stunden Zeit. Wie lange es genau dauert, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
- Die Anzahl Deiner Fotos
- Die Anzahl der Quellen, in denen die Fotos bis jetzt gespeichert sind
- Deine Entscheidungsfreudigkeit darüber, welche Bilder aussortiert werden können
- Die Rechenleistung (Ladezeiten sowie Up- und Downloadgeschwindigkeit)
- Die von Dir gewählte Komplexität Deiner neuen Ordnerstruktur
Anhand dieser 5 Faktoren entscheidet sich, wie viel Zeit Du einplanen solltest, um Deine Fotos zu sortieren. Jemand der gar nicht so häufig fotografiert und eine gewisse Kaltblütigkeit beim Aussortieren mitbringt, dürfte in einer Stunde fertig sein. Bei anderen kann es aber durchaus sein, dass ein einziger gemütlicher Abend nicht ausreichen wird.
Wenn Du also davon ausgehst, dass Du einige Stunden brauchen wirst, solltest Du Dir konkrete Zeitfenster für den Vorgang einräumen, in denen Du Dich voll und ganz auf das Projekt “Fotos Organisieren” konzentrieren kannst. Verteile Deine Zeitfenster gerne über mehrere Tage, um Dich nicht von dem Arbeitsaufwand überwältigen zu lassen und die Lust zu verlieren. Das Thema sollte dann aber doch spätestens nach 3 Tagen erledigt sein, damit Du auch irgendwann einen Abschluss findest.
2. Sortiere entbehrliche Fotos aus
Wer Ordnung schaffen will, muss ausmisten. Anders geht es nicht. Beim Fotos organisieren kommt es gar nicht mal so sehr darauf an, dass Dein Speicherplatz irgendwann erschöpft sein könnte. Es geht eher darum: Wer will sich diese ganzen Fotos überhaupt noch mal anschauen?
Je weniger Fotos Du hast, desto mehr schätzt Du jedes Einzelne wert. Die meisten professionellen und auch (wie ich) unprofessionellen Fotografen machen gleich mehrere Bilder von einem Motiv, um schließlich das beste Ergebnis zu verwenden und ggf. zu bearbeiten. Die restlichen Fotos sind aber – vor allem im privaten Gebrauch – überflüssig.
Ich bin mir sicher, dass auch Du von ganz vielen Motiven nahezu identische, zumindest aber sehr ähnliche Fotos hast. Selbst Fotos von Motiven, die Du aus unterschiedlichen Perspektiven geschossen hast, lassen sich austauschen. Ich empfehle Dir für jedes Motiv – auch wenn es mehrere Perspektiven gibt – nur ein Foto aufzubewahren und Rest rigoros zu löschen. Unscharfe und verwackelte Bilder möchte später auch niemand mehr sehen. Weg damit!
Falls Du in der Generation analoger Fotos aufgewachsen bist, kannst Du Dich sicher auch noch daran erinnern, wie sparsam Du mit der Foto-Filmrolle mit gerade einmal 24 Fotos umgegangen bist. Und trotzdem konnte man auf Familienfeiern teilweise Stunden damit verbringen, sich gemeinsam alte Fotoalben anzuschauen.
Natürlich ist es toll, dass sich die Qualität der Fotos erheblich verbessert hat. Aber die Möglichkeit, nahezu unendlich viele Fotos machen zu können, geht weit über unseren Bedarf hinaus. Umso wichtiger ist es, immer wieder auszumisten.
Bonus-Tipp: Wer weniger auslöst, muss weniger aussortieren: Sei ab sofort sparsamer mit Deinen Fotos. Drücke nicht für jedes Motiv gleich fünfmal auf den Auslöser. Normalerweise reicht ein Foto aus. Und verschicke die Fotos nicht wahllos an alle, die auch nur vielleicht als Adressaten in Frage kommen. Denn dadurch verursachst Du, dass die Leute ebenfalls mehr Bilder haben, als ihnen lieb ist.
3. Verwende einen Speicherort für alle Fotos
Wo liegen Deine Fotos herum? Hast Du darüber eigentlich noch einen Überblick? Ziel der Übung ist es, sämtliche Fotos in einem Ordner zu speichern und alle übrigen Quellen anschließend wieder zu leeren.
Mögliche Quellen und Speicherorte für Deine Fotos
- Smartphone (interner Speicher oder MicroSD-Karte)
- Tablet (interner Speicher oder MicroSD-Karte)
- Whatsapp-Fotos (eigener Ordner im Handy oder Tablet)
- Speicherkarte in der Digitalkamera
- Cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud)
- Interne Festplatte auf dem PC
- Externe Festplatte
- USB-Sticks
- (Micro-)SD-Karten
- Analoge Fotoalben
Als gemeinsamer Speicherort oder Fotoarchiv kommen aufgrund der teilweise riesigen Datenmengen zwei verschiedene Datenträger in Frage: Eine externe Festplatte (Amazon-Link) oder eine Cloud. Ich stelle Dir die Vor- und Nachteile in der Funktion als Fotoarchiv vor.
| Externe Festplatte | Cloud | |
| Vorteil | Du bist Eigentümer des Speichers: Externe Festplatten sind in fast allen Größen und Kapazitäten erhältlich. Sie sind in der Regel nicht schwer und deshalb auch leicht transportabel. Um sie zu verwenden brauchst Du kein Technik-Nerd zu sein. Einfach per USB anschließen und los geht’s. | Du bist Mieter des Speichers: Der Internetanbieter kümmert sich um die Datensicherung. Da geht so schnell nichts verloren. Außerdem kannst Du – solange Du online bist – jederzeit und ohne besonderen Aufwand Deine Fotos vom Handy in die Cloud laden oder Deinen Speicher sogar generell regelmäßig mit der Cloud synchronisieren. |
| Nachteil | Die Lebensdauer externer Festplatten ist begrenzt. Unsere externe Festplatte hält schon seit mehr als einem Jahrzehnt. Es könnte aber jederzeit Schluss sein. Außerdem kannst Du nicht ausschließen, dass sie während des Transportes beschädigt wird oder verloren geht. | Du vertraust Deine privaten Fotos Unternehmen an, die zumindest theoretisch darauf zugreifen können. Und in den USA ist es sogar gesetzlich geregelt, dass die Daten bedarfsweise den Geheimdiensten zugänglich gemacht werden müssen. Eine Cloud eines europäischen Anbieters dürfte deshalb eher zu empfehlen sein. Auch Hackerangriffe sind nicht auszuschließen. |
Ich persönlich verwende eine externe Festplatte. Diejenigen, die ganz sicher gehen möchten, können sich darüber hinaus ein Backup auf einer weiteren externen Festplatte machen. Die Vorteile, die Daten in der Cloud zu speichern, sind aber auch nicht von der Hand zu weisen.
Falls Du Dich für die Cloud als generellen Speicherort entschieden hast: Es gibt ein paar Regeln, die Du bei der Benennung von Ordnern und Dateien einhalten solltest, um Komplikationen zu vermeiden:
- Keine deutschen Umlaute (ä/ö/ü) oder Sonderzeichen (z. B. % oder €) verwenden
- Keine Leerzeichen verwenden (stattdessen Unterstrich (“_”)
- Halte Deinen Ordnernamen möglichst kurz (max. 255 Zeichen)
4. Verwende eine sinnvolle Ordnerstruktur
Du hast Dich jetzt also für Dein Fotoarchiv entschieden. Entweder Du speicherst alles auf der externen Festplatte oder in der Cloud. Ganz egal, wie Du es machst: Du richtest Dir jetzt erst mal einen Ordner ein. Und der könnte heißen: “Fotos”. Falls Du beruflich fotografierst oder zumindest geschäftlich Fotos verwaltest, empfehle ich Dir (wie alles im Leben) das Private vom Beruflichen zu trennen. Dementsprechend richtest Du zwei Unterordner ein: “geschäftlich” und “privat”.
In der einfachsten Variante verwendest Du jetzt nur noch zwei weitere Ebenen. Nämlich einen Unterordner, den Du nach dem Jahr benennst, aus dem die Aufnahmen stammen. Und einen weiteren Unterordner mit dem jeweiligen Monat.
Jetzt kannst Du Dich sämtlicher Quellen (Handy, Digitalkamera, etc.) bedienen und Deine Fotos in die jeweiligen Unterordner kopieren. Anhand des im Explorer angezeigten Änderungsdatums der Bilddatei kannst Du direkt erkennen, welchem Ordner bzw. Monat Du das jeweilige Foto zuordnen musst.
Neben dieser chronologischen Sortierung gibt es auch eine thematische Sortierung. Dazu benennst Du die Ordner also nicht nach dem Datum der Aufnahme, sondern nach dem Ereignis (also beispielsweise “Geburtstag Oma Erna” oder “Urlaub Borkum”). Da Geburtstage und Urlaube jedoch nicht einmalig sind, macht eine Kombination aus der chronologischen und thematischen Sortierung Sinn. Dazu richtest Du im letzten zeitlichen Unterordner (also z. B. “2023-03”) den thematischen Unterordner ein (“Geburtstag_Oma_Erna”).
Sollten gewisse Events monatsübergreifend stattfinden, empfehle ich, den Monat zu verwenden, der überwiegend davon geprägt war. Da musst Du nicht zu genau sein.
Wenn Du Deine Bilder bearbeitest und die Ursprungsversionen nicht überschreiben möchtest, kannst Du noch eine Ebene (“unbearbeitet” und “bearbeitet”) dazwischen ziehen. Sollte dies selten der Fall sein, würde ich diese Unterordner in der letzten Ebene einrichten. Wenn Du aber alle Deine Fotos generell bearbeitest, empfehle ich diese Ordner in der 3. Ebene: Also “Fotos/geschäftlich/unbearbeitet/…”.
Von einer Veränderung der Dateinamen kann ich nur abraten. Einfach aus dem Grund, dass es einen extremen zeitlichen und deshalb auch nervlichen Aufwand nach sich ziehen würde. Es bringt Dir auch nichts, weil Du durch den Dateinamen allein auch nicht genau weißt, wie es aussieht. Ich stelle mir die Ansicht von Fotos deshalb generell auf “große Symbole” im Explorer ein. Wenn Du Dir also noch mal ein bestimmtes Foto von Oma Ernas Geburtstag anschauen willst, weißt Du in welchem Ordner es steckt. Und durch die Symbolansicht findest Du es auch schnell.
Für meine persönlichen Belange benötige ich keine Foto-Tools oder andere Spezial-Software für die Fotoarchivierung. Und ich bin davon überzeugt, dass das für den privaten Gebrauch auch überflüssig ist. Wer etwas professioneller unterwegs ist, für den kommen die Pro-Versionen von ACDSee, Lightroom oder Luminar in Frage. Damit kannst Du Deine Bilder mit Schlagwörtern versehen. Darüber hinaus haben die Programme teilweise eine integrierte Gesichtserkennung, was wiederum die Suche erleichtert. Auch erweiterte Elemente der Fotobearbeitung sind integriert. Mehr darüber erfährst Du auf heise.de.
5. Bleibe organisiert mit diesen Regeln der Fotoverwaltung
Deine Fotos sind jetzt organisiert. Du hast alles auf einem Datenträger gespeichert und findest jedes Foto auf Anhieb. Damit das auch in Zukunft so bleibt, halte diese Regeln ein:
- Reduziere die Anzahl an Schnappschüssen für jedes einzelne Motiv. Dann musst Du auch weniger löschen.
- Lösche direkt nach der Aufnahme verwackelte und überflüssige Bilder.
- Wenn Du mal wieder gemütlich auf der Couch am Handy bist: Nutze einmal pro Monat die Gelegenheit, Deine Foto-Galerie auszumisten.
- Sichere Deine Fotos vom Smartphone, der Digitalkamera und anderen Quellen regelmäßig (beispielsweise einmal im Monat) in Deinem Fotoarchiv auf der externen Festplatte oder Cloud.