Wie Du Dein Leben organisierst – Der ultimative Leitfaden


Leben organisieren

Hast Du momentan das Gefühl, dass Dein Leben fremdbestimmt ist? Spürst Du, dass Du wieder mehr Kontrolle übernehmen musst? Dann möchte ich Dir in diesem Beitrag dabei einen Leitfaden mitgeben, mit dem Du Deinen Alltag wieder selbst bestimmst. Ich möchte hiermit wenigstens einen kleinen Beitrag leisten, Dein Leben besser zu organisieren. Ich stelle Dir Hilfsmittel zur einfachen Umsetzung vor und zeige Dir ein paar einfache Regeln, um Deinen Alltag sinnvoll zu gestalten und Deine Ziele zu erreichen.

Um sein Leben zu organisieren, sollte man zunächst alle Problemstellungen des Lebens aufschreiben. Kalender, ToDo-Listen und Tagebücher sind effiziente Hilfsmittel, um den Alltag zu planen und zu gestalten. Das Einhalten von Routinen stellt die Kontrolle über ein organisiertes Leben sicher.

Dein Leben zu organisieren, erfordert Disziplin. Doch Disziplin ist kein Talent, das jemandem in die Wiege gelegt wird. Man muss es erlernen und immer weiterentwickeln. Und genau das ist einfacher als Du denkst. Denn wenn Du einmal die Früchte Deiner Disziplin geerntet hast, wird es Dir leicht fallen, Dein Leben so zu gestalten wie Du es möchtest.

Ich bin kein Life-Coach oder Berater für Persönlichkeitsentwicklung. Ich bin ja schon froh, dass ich mein eigenes Leben im Griff habe. Aber mein Leben zu organisieren, war und ist ein aufwändiger Prozess. Und ich bin guter Dinge, dass meine Erfahrungen und Recherchen auch Dir helfen werden, ein geordnetes Leben zu führen.

Wie plant man sein Leben?

Leben organisieren

“Erstens kommt es anders. Und zweitens als man denkt.“ Warum solltest Du Dein Leben also überhaupt planen, wenn das Schicksal entscheidet, was passiert? Gewisse Dinge im Leben kannst Du nicht steuern: Ein geliebter Mensch stirbt. Die Börse crasht. Ein Virus versetzt die Welt in Panik. Es gibt unzählige weitere Beispiele, die belegen, dass Vieles einfach nicht planbar ist.

Doch es gibt ebenfalls eine ganze Menge Dinge im Leben, über die Du selbst entscheidest. Für diese Dinge bist Du verantwortlich. Und deshalb bist Du sehr wohl in der Lage, Dein Leben zu steuern:

Du entscheidest, 

  • wie gesund Du Dich ernährst,
  • welchen Sport Du machst,
  • welche Fähigkeiten Du erlernst und
  • wie Du Deinen Alltag gestaltest.

Und deshalb entscheidest Du auch darüber, was mit Dir geschieht. Lass Dich vom Leben nicht führen. Führe Dein Leben selbst!

Um jeden Bereich Deines Lebens zu organisieren, solltest Du Dir zunächst bewusst werden, wo Deine Baustellen sind. Nimm Dir deshalb Zeit und schreibe alles auf, was Dich beschäftigt. Was sind Deine Probleme? Was nervt Dich? Welche Ziele hast Du? Anschließend überlegst Du Dir, was zu tun ist, um Dein Leben in die richtige Richtung zu bringen.

Die Disziplin aufzubringen, Deine Pläne in die Tat umzusetzen, ist eine Herausforderung. Deshalb brauchst Du Werkzeuge: Mit einem Kalender und einer ToDo-Liste verpasst Du keinen Termin mehr und legst Meilensteine fest, bis wann was zu erledigen ist. Auch ein Tagebuch trägt dazu bei, Dir Deine Aufgaben, Ziele und Wünsche immer wieder zu vergegenwärtigen.

Du brauchst eine klare Struktur im Alltag: Gewöhne Dir eine Morgenroutine an, in der Du die Grundlage für einen produktiven Tag schaffst. Lege unumstößliche Zeitfenster fest, in denen Ablenkung tabu ist. Versuche nicht allen immer gerecht zu werden. Du bestimmst über Dein Leben. Sei nicht perfektionistisch. Der letzte Schliff zur Perfektion kostet zumeist die längste Zeit. Und die raubt Dir die Kraft für wichtigere Dinge.

Und besonders wichtig: Nur wer ein aufgeräumtes zu Hause hat, kann auch ein aufgeräumtes Leben führen.

Wie organisiere ich mein Leben? – Deine Vorbereitung

To Do Liste

Du willst Dein Leben ab jetzt organisieren. Und zwar dauerhaft. Dann solltest Du Dir ganz genau überlegen, wie Du Dir das im Detail vorstellst. 

Fange an zu schreiben. Digital oder auf Papier. So, wie Du Dich wohler fühlst. Hauptsache, Du machst es. Fange damit an niederzuschreiben, was Dich dazu veranlasst hat Dein Leben neuzuordnen! Warum glaubst Du, dass sich etwas ändern muss? Gab es ein bestimmtes Erlebnis? Oder haben sich verschiedene Themen aufgestaut und das Maß ist voll? Schreibe auf, was Dich beschäftigt.

1. Schritt: Schreibe Deine Gefühlslage auf

  • Was sind Deine Ängste?
  • Mit welchen Herausforderungen musst Du aktuell und dauerhaft umgehen?
  • Worauf freust Du Dich und was tust Du dafür, dass dieses Ereignis besonders wird?
  • Was überfordert Dich und was ist zu tun, um mit der Situation besser und souveräner umzugehen?
  • Warum fühlst Du Dich lethargisch oder antriebslos und was könnte Dir helfen? 
  • Was sind Deine Ziele? Hast Du überhaupt Ziele? Was wolltest Du schon immer machen (zum Beispiel Sprachen lernen, Sport, gesunde Ernährung)?

2. Schritt: Bestandsaufnahme

Als nächstes machst Du Dir einen konkreten Plan. Dazu beginnst Du mit einer Bestandsaufnahme darüber, wie Dein Alltag, Deine Woche, Dein Monat, Dein Jahr abläuft. Schaue Dir Deine Notizen an und frage Dich, inwiefern Deine Alltagsgestaltung Dir dabei hilft, Deinen Zielen näher zu kommen, Deine Probleme zu lösen und Deine Herausforderungen zu meistern. Entscheide dann anhand dieser Fragestellung: 

  • Welche Aktivitäten kannst Du streichen?
  • Bei welchen Terminen kannst Du Zeit sparen?
  • Welche wiederkehrenden Aufgaben kannst Du optimieren?
  • Und welche Termine kannst Du durch andere, sinnvollere Tätigkeiten ersetzen?
  • Welche Aktivitäten sind am wichtigsten und kommen vielleicht zu kurz?
  • Was sind Deine Gewohnheiten? In welche Gewohnheiten möchtest Du sie umwandeln?

3. Schritt: Setze Prioritäten

Setze anhand Deiner aus der Bestandsaufnahme gewonnenen Erkenntnisse Prioritäten! Was sind unumstößliche Muss-Termine? Wovon darf ich unter keinen Umständen abgelenkt werden? Beispiel: Du legst Dich ab sofort auf zwei Zeitfenster pro Woche fest, um spanisch zu lernen und verschaffst Dir 3 weitere Zeitfenster für Fitness.

Wie organisiere ich mein Leben? – Dein Werkzeug

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Du hast Dich jetzt auf ein organisiertes Leben vorbereitet. Dir ist klar, wohin die Reise gehen soll und wie Du zukünftig Deinen Alltag gestalten möchtest.

Wenn Du den ersten Schritt der Vorbereitung hinter Dich gebracht hast, führst Du aber noch lange kein organisiertes Leben. Du musst jetzt dran bleiben. Disziplin aufbringen. Jeden Tag strukturieren. Hierzu gibt es einen ganzen Werkzeugkoffer, der Dir dabei hilft den Alltag zu organisieren.

Aus meiner Sicht reicht aber ein Mini-Werkzeug-Set. Genau genommen brauchst Du nicht mehr als 3 Hilfsmittel:

1. Kalender

Trage ab sofort Deine Termine in einen Kalender ein. Ich persönlich verwende eine Kalender-App von Simple Mobile Tools. Einfach deshalb, weil der Kalender schlicht ist und Du nicht mit Werbung zugespamt wirst. Wenn Du ihn mit Deinen Kontakten verbinden willst, nimmst Du lieber den aCalendar oder den Google-Kalender

Ich bevorzuge einen elektronischen Kalender, weil man ihn immer griffbereit hat und er Dich per Popup benachrichtigt. Wenn Du eher der analoge Typ bist, besorge Dir einen Papier-Kalender. 

Hauptsache, Du benutzt ihn. Trage sowohl wiederkehrende Termine (Training, Geburtstage, etc.) als auch Termine außer der Reihe ein (Zahnarzt, Treffen mit Freunden oder Geschäftspartnern, etc.). Schaue einmal pro Tag in Deinen Kalender und Du wirst keinen Termin mehr verpassen und bei anderen als zuverlässig gelten.

2. ToDo-Liste

Die ToDo-Liste ist eine elementar wichtige Ergänzung zum Kalender. Denn die meisten Aufgaben lassen sich nicht zwangsläufig mit einem konkreten Datum verbinden.  Deine ToDo-Liste gibt Dir die Möglichkeit, Dir alle unerledigten Tätigkeiten auf einen Blick zu vergegenwärtigen. Das macht es auch einfacher, die richtigen Prioritäten zu setzen.

Während viele es bevorzugen, dafür Zettel und Stift zu verwenden, benutze ich die App “To Do Liste“ von Splend Apps. Auch diesbezüglich überwiegen die Vorteile der ständigen Verfügbarkeit und der Popups. Die App ist auch perfekt, um Dir per Popup wiederkehrende Aufgaben anzeigen zu lassen. Beispiele:

Täglich oder wöchentlich wiederkehrende ToDosSeltener wiederkehrende ToDos
Morgenroutine (Meditation, Yoga, Lesen, etc.)
Joggen
Dehnübungen
Rasen mähen
Staub wischen
Friseurbesuch

Du glaubst, das Aufschreiben täglicher Aufgaben sei überflüssig? – Auf keinen Fall. Genau das ist besonders wichtig. Denn Du willst Dein Leben ja so organisieren, dass diese Aufgaben irgendwann in Fleisch und Blut übergehen.

Dadurch, dass Du Dein ToDo am Ende des Tages als erledigt markieren bzw. streichen musst, kommst Du auch nicht daran vorbei die Aufgabe auch wirklich durchzuziehen. Das Streichen dient als Belohnung. Dein Unterbewusstsein verbucht das Erledigen als Erfolg. Und das trägt erheblich zur Motivation bei. Nur so wird Dein Leben eines Tages organisiert sein.

3. Tagebuch

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Stellt sich nur noch die Frage, wie Du messen kannst, dass Dein organisiertes Leben Dich vorangebracht hat. Dafür gibt es verschiedene Messgrößen. Beispiele:

  • Gesundheitszustand
  • Sportliche Fähigkeiten
  • Monatseinkommen
  • Vermögen
  • Umfang privater Probleme
  • Persönliche Gefühlslage

Während Du manche Messgrößen in Zahlen ausdrücken kannst (z.B. Kontostand oder Geschwindigkeit beim Laufen) lassen sich andere Entwicklungen nur mit Worten beschreiben. 

Ein Tagebuch hilft Dir also nicht nur, Dich generell mit Deinen Herausforderungen auseinanderzusetzen. Es erlaubt Dir darüber hinaus, Deine persönliche Entwicklung zu dokumentieren. Tipp: Lies alle paar Monate in alten Einträgen nach, um Deinen Entwicklungsstand abzugleichen.

Wie organisiere ich mein Leben? – Deine Regeln

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Du weißt jetzt, was zu tun ist. Du hast Dich auf ein organisiertes Leben vorbereitet und Du hast den Werkzeugkasten, um Deinen Alltag zu gestalten. Ich möchte Dir jetzt noch 8 Regeln auf den Weg geben, um sicherzustellen, dass Du weiterhin motiviert bleibst. Dass Du dran bleibst und nicht Gefahr läufst, nach einiger Zeit den Schlendrian einschleichen zu lassen:

1. Lege Zeitfenster fest

Wenn Du nur so vor Motivation strotzt, neigst Du unter Umständen dazu, Dir Deinen Tag mit Aufgaben und Terminen vollzustopfen. Das kann langfristig zu negativem Stress führen und Dein Körper zwingt Dich irgendwann zu einer Pause. Plane die Pausen deshalb lieber selbst ein und warte nicht darauf, dass Du durch Burnout dazu gezwungen wirst. Dein Geist und Dein Körper brauchen Regeneration, um in den aktiven Phasen umso leistungsfähiger zu sein.

Plane auch Zeitfenster ein für Zeiten, die Du nur für Dich brauchst. Auch Handyzeiten solltest Du einplanen. Denn gerade das Handy ist ein starker Ablenkungsfaktor. Du fokussierst Dich auf Deine Aufgabe und wirst von einer empfangenen Nachricht abgelenkt. Zack, wirst Du in Deinem Arbeitsfluss unterbrochen. Stelle Dein Handy deshalb lieber auf Flugmodus und lasse Dich nur in konkreten, von Dir bestimmten Zeiten ablenken.

Bonus-Tipp: Morgenroutine! Wenn Du Dir jeden Morgen ein einstündiges Zeitfenster für eine Morgenroutine einrichtest, richtest Du Dich optimal auf den Tag ein: Meditiere, lies Affirmationen, visualisiere Deine Ziele, lies ein Buch, schreibe Tagebuch und mache Frühsport. Jeweils ca. 10 Minuten. Alles zum Thema Morgenroutine findest Du in meinem Artikel 9 außergewöhnliche Ideen für Deine Morgenroutine.

2. Schiebe niemals auf

Über das Setzen von Prioritäten haben wir schon gesprochen. Und wer Prioritäten für wichtige Dinge setzt, verschiebt zum Teil unwichtigere Aufgaben zeitlich nach hinten. Irgendwann müssen aber auch diese Themen erledigt werden.

Das bedeutet konkret: Du darfst Aufgaben verschieben, wenn Du abgewogen hast, dass diese nicht so wichtig sind. Die Aufgaben jedoch zu verschieben, weil sie unangenehm sind, kommt nicht in Frage. Sie schwirren doch ohnehin in Deinem Kopf herum und erfüllen Dich vielleicht sogar mit negativen Gedanken. Auch der Zeitaufwand oder Schwierigkeitsgrad ist kein Argument. Solche Aufgaben kannst Du nämlich in der Regel in Arbeitsschritte unterteilen. Damit machst Du aus einer Monster-Aufgabe mehrere kleine.

Also: Augen zu und durch: Erledige alles Wichtige innerhalb von 72 Stunden. Egal ob angenehm oder unangenehm.

3. Lass Dich nicht unnötig einspannen

Wenn Du jemand bist, der gerne hilft, ist das eine tolle Eigenschaft. Dennoch ist der Grad zwischen Hilfsbereitschaft und dem Ausgenutzt-werden oftmals schmal. Hilf anderen! Aber achte darauf, dass Du Dich nicht für sie opferst. Konzentriere Dich auf Dein eigenes Leben. Nimm deshalb auch möglichst nur die Termine wahr, die Dir guttun. 

Hattest Du beispielsweise eine harte Arbeitswoche? Dann überlege Dir genau, ob Du unbedingt am Samstag und Sonntag die drei Termine wahrnehmen willst, zu denen Du eingeladen wurdest. Auch Du brauchst Zeit zum Durchatmen. 

Streiche generell alle Termine, die Dich nicht weiterbringen. Frage Dich in Zweifelsfällen: Bringt der Termin mich näher an meine Ziele heran? Macht mich der Termin glücklich? Ist er unbedingt notwendig?

4. Höre auf, immer „ja“ zu sagen

Ja sagen füllt Deinen Terminkalender! „Kannst Du das für mich besorgen?“ „Hilfst Du mir, jenes zu erledigen?“ „Können Sie bitte die Leitung dieses Projektes übernehmen?“

„Nein, verdammt!“…ok, das wäre vielleicht dann doch übertrieben, aber es gibt Mittel und Wege, sich nicht jede Aufgabe ans Bein zu binden, ohne seinem Gegenüber unbedingt vor den Kopf zu stoßen.

Du musst Dir immer klarmachen: Jedes Nein lohnt sich. Denn es verschafft Dir freie Zeit, die Du so gestalten kannst, wie Du es möchtest.

5. Halte das Pareto-Prinzip ein – die 80/20-Regel

Bei fast allen Dingen im Leben kostet Dich ein solides Ergebnis einen überschaubaren Aufwand, während die Erzeugung von Perfektion unverhältnismäßig viel Zeit und Kraft kostet. Um in der Schule eine 4 zu schreiben, brauchtest Du – je nach Fach und Talent – beispielsweise 1 bis 2 Stunden zum Lernen. Um für ein „sehr gut“ zu pauken, musstest Du aber schon eher 10 Stunden investieren.

Ein anderes Beispiel: Wenn Du zu Hause eine Grundordnung herstellen möchtest, brauchst Du eine halbe Stunde. Willst Du aber alles perfekt aufräumen und putzen brauchst Du mindestens einen ganzen Tag.

Als Faustformel kann man sagen, dass Du mit etwa 20 % Deiner Zeit 80 % des bestmöglichen Ergebnisses bekommst. Um die restlichen 20 % bis zur Perfektion zu erreichen, musst Du also noch mal das Vierfache an Zeit aufwenden.

Auf Deiner ToDo-Liste steht eine Vielzahl an Aufgaben. Gerade wenn die Zeit knapp ist, solltest Du Dir genau überlegen, ob das Ergebnis gut sein kann oder perfekt sein muss.

6. Sei nicht zu hart zu Dir

Es ist egal, was Deine Nachbarin für ein perfekt organisiertes Leben zu führen scheint. Es ist egal, was Dein Konkurrent schon alles erreicht hat. Du führst Dein eigenes Leben. Und auch wenn Du öfters das Gefühl hast, dass Dir der Alltag hin und wider entgleitet, bist Du auf dem richtigen Weg. Es wird immer wieder schwierige Phasen geben. Und es wird Dir nicht alles gelingen. Aber solange Du Dich an den Plan hältst, wird Dein Leben dauerhaft organisiert sein.

7. Schaffe Ordnung in Deinem Haushalt

Meine Grundregel lautet:

Ein geordneter Haushalt ist die Basis für ein geordnetes Leben. 

Denn wenn Du im Chaos lebst, wird es nicht möglich sein, Dein Leben in geordneten Strukturen verlaufen zu lassen. Mein Blog kümmert sich vor allem um die Themen Ordnung, Aufräumen und Haushalt. Du findest hier eine ganze Menge Artikel mit Tipps und Leitfäden, um Ordnung zu schaffen.

8. Minimalismus und Automatisieren = mehr Zeit

Je weniger Gegenstände Du besitzt und je weniger Aufgaben Du selbst wahrnehmen musst, desto einfacher ist das Leben. Minimalismus bedeutet, sich überflüssiger Dinge zu entledigen, um sich intensiver mit den wirklich bedeutsamen Dingen im Leben zu beschäftigen.

Ein Buch zum Beispiel, das Du Dir mal gekauft hast, steht seit Jahren ungelesen in Deinem Regal. Es nimmt Platz weg, fängt Staub und belastet Dich bei jedem Anblick ein kleines bisschen. Denn Du denkst Dir: Ich müsste es doch eigentlich irgendwann mal lesen, obwohl es mich doch gar nicht so sehr interessiert.

Dieses Buch hat wenig Geld gekostet, nimmt sehr wenig Platz weg und kostet Dich nur wenig Zeit. Aber: Solche Gegenstände summieren sich. Wer minimalistisch lebt, hat mehr Kapazitäten, seine Zeit sinnvoll einzusetzen.

Ähnlich ist es mit dem Automatisieren: Du kannst in Deiner Firma alle Kundengespräche selbst führen. Vielleicht kannst Du diese Aufgabe aber auch delegieren. Genauso kannst Du Deine Lebensmittel selbst einkaufen. Du kannst sie Dir aber auch liefern lassen.

Minimalismus und Automatisieren sparen wichtige Zeit, die Du für sinnvollere oder zumindest schönere Aktivitäten einsetzen kannst.

Diese 8 Regeln gelten für alle Lebensbereiche. Du kannst Sie im Familienleben, in der Freizeit und auf der Arbeit anwenden. Halte Dich dran. Und Dein Leben wird dauerhaft organisiert sein.

Simon

Auf meinem Blog findest Du Tipps und Hilfestellungen, um Deinen Haushalt auch im Familienalltag zu organisieren.

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