Mails sortieren – Endlich Ordnung im E-Mail Posteingang

Privat und beruflich werden wir täglich mit E-Mails überschüttet. Dazu gehören nicht nur die wirklich relevanten Nachrichten, sondern auch Newsletter, Rechnungen, Angebote und ganz viel Spam. Wer hier kein sinnvolles Ordnungssystem hat, wird schon bald den Überblick verlieren und im schlimmsten Fall mit dem vorhandenen Speicherplatz nicht mehr auskommen. Dabei ist es ganz einfach, seine Mails zu sortieren. Ich zeige Dir, wie Du es am besten machst.

Mails sortieren kann man am besten durch eine klare Ordnerstruktur im E-Mail Posteingang. Dieser sollte neben der Einrichtung eines Spam-Ordners themenbezogene Order enthalten. Dabei sind bearbeitete E-Mails zu archivieren und offene E-Mails als To-Dos zu kennzeichnen.

Beim Thema Ordnung ist es mit E-Mails genau so wie mit Deinem Schreibtisch auf der Arbeit oder mit Deinem Haushalt. Wenn Du die Übersicht verlierst, bringt das unangenehme Nebenwirkungen mit sich: Denn Du verbringst mehr Zeit mit dem Suchen von Dingen und wirst dadurch von wesentlich wichtigeren Aufgaben abgelenkt. Wer seine Mails richtig sortiert, ist produktiver bei der Arbeit und findet relevante Nachrichten auf Anhieb.

Mit diesen 9 Tipps wird das Chaos in Deinem E-Mail Postfach der Vergangenheit angehören.

Wie organisiere ich am besten meinen Posteingang?

85 Prozent der Deutschen versenden und empfangen regelmäßig E-Mails, sagt Statista. Weltweit werden aktuell knapp 350 Milliarden E-Mails pro Tag versendet. Tendenz steigend. Und bei mehr als jeder zweiten Mail handelt es sich um Spam-Nachrichten. Angesichts dieser Zahlen wünscht man sich doch die Zeiten von “unser Omma” zurück, die vielleicht zwei oder drei Briefe pro Woche erhalten hat.

Doch keine Chance: Wir kommen nicht drum herum, uns der Vielzahl an E-Mails zu anzunehmen. Und das funktioniert meiner Meinung nach nur, wenn Du sie richtig sortierst. Neben dem Sortieren ist aber auch der tägliche Umgang mit neuen E-Mails wichtig:

Dazu gehört vor allem, dass Du Dich nicht von ihnen unnötig ablenken lässt. Das bedeutet im Büro, dass Du Dich konzentriert und ohne Unterbrechung um Deine aktuelle Aufgabe kümmern kannst. Und im Privatleben, dass Du nicht durch teilweise belanglose Mails in Deiner kostbaren Freizeit, beim Spielen mit Deinen Kindern oder anderen schönen Aktivitäten gestört wirst:

1. Stelle sowohl am PC als auch am Handy sämtliche Pop-Ups aus, die Dir einen neuen Posteingang signalisieren
2. Lege feste Zeitfenster fest, in denen Du Dich mit dem Bearbeiten von E-Mails beschäftigst. Beispielsweise im Büro täglich von 8:00 bis 9:30 Uhr oder zu Hause einmal pro Woche donnerstags abends.
3. E-Mails, die eine kürzere Bearbeitungsfrist erfordern, schreibst Du Dir umgehend auf die To-Do-Liste und beantwortest sie fristgerecht außerhalb Deiner festen Zeiten. Alternativ kannst Du mit wenig Aufwand innerhalb von Sekunden eine Eingangsbestätigung abschicken mit dem Hinweis, bis wann Du Dich darum kümmerst.
4. Weitere E-Mails, die sowohl besonders wichtig sind als auch keinen Aufschub dulden, kannst Du außer der Reihe bearbeiten, wenn sie weniger als 3 Minuten Bearbeitungszeit erfordern.

Mehr als die Hälfte der deutschen Nutzer verwenden GMX oder Web.de. 15,4 % des Marktanteils geht an Gmail. Da ich Erfahrungen mit diesen Anbietern habe und die jeweilige Anwendung teilweise unterschiedlich ist, gehe ich in den folgenden 9 Tipps auch immer wieder auf diese drei Dienste ein.

1. Befreie Deinen Posteingang von alten Mails

Mal ganz ehrlich: Von wann sind Deine ältesten Posteingänge? Spielen sie heute noch eine Rolle für Dich? Wenn sie alte Fotos enthalten, kannst Du diese herunterladen und die Mails löschen. Handelt es sich um wertvolle Erinnerungen aus alten Brieffreundschaften, dann solltest Du sie behalten. Alle anderen Mails, die älter als 2 Jahre sind, spielen aber in der Regel keine Rolle mehr und können dementsprechend gelöscht werden.

Dokumente mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist hast Du normalerweise in ausgedruckter Form in einem Ordner archiviert. Mehr darüber erfährst Du in meinem Beitrag Wie Du dauerhaft Deine Unterlagen mit System ordnen kannst. Ansonsten ist es sinnvoll, zwei Jahre lang Rechnungen für Dienstleistungen und gekaufte Produkte als Nachweis für die Garantiezeit aufzubewahren.

Alles andere lösche ich abgesehen von wenigen anderen E-Mails für immer. So viel zu meiner Meinung.

Ich verstehe Dich aber auch, wenn Du besorgt bist, Dokumente unwiderruflich zu löschen, wenn dies gar nicht unbedingt erforderlich ist, weil ja die Speicherkapazitäten der E-Mail Postfächer immer größer werden oder günstig zugekauft werden können.

So bieten GMX und Web.de derzeit 1 GB E-Mail- und 2 GB Cloud-Speicher kostenfrei an. Bei Gmail bekommst Du sogar 15 GB. Warum also E-Mails löschen? Ich sehe das so:

• Auch 1 GB kann schnell voll sein. In der Folge ist Dein Postfach unter Umständen ganz unbemerkt für neue Nachrichten blockiert. Du wartest auf E-Mails und bekommst sie nicht.
• Ausmisten befreit! Sowohl im echten Leben als auch digital. Lasse die Vergangenheit einfach hinter Dir.

Bonus-Tipp: Nutze eine Cloud: Falls Du regelmäßig sehr große Dateien empfängst und daher häufig an den Rand der Speicherkapazitäten Deines Anbieters kommst, dann macht es Sinn, die Anhänge der Mails, die viel Speicherplatz erfordern, in die Cloud hochzuladen. Andernfalls lädst Du sie einfach auf Deine Festplatte herunter.

2. Erstelle für Deine alten E-Mails ein übersichtliches Archiv

Falls Du bisher noch gar keine Ordnerstruktur hattest, solltest Du nach dem Löschen Deiner “uralt”-Mails ein übersichtliches, aber nicht zu kleinteilig sortiertes Archiv erstellen. Falls nicht viele Mails übrig geblieben sind, legst Du einen Ordner namens “Archiv” an und verschiebst die alten Mails dahin. Fertig!

Sind es jedoch doch noch Einige, die Du in verschiedene Kategorien unterteilen kannst, dann dann kannst Du Unterordner anlegen und sie themenbezogen benennen (zum Beispiel: Rechnungen, Verträge, Erinnerungen, Urlaub).

Befasse Dich aber nicht zu lange mit Deinem Archiv. Wichtiger ist es, jetzt einen Neuanfang zu starten, um ab sofort ein nachvollziehbares Ordnungssystem zu erschaffen.

3. Lösche unwichtige E-Mails nutze Deinen Spam-Filter

Wenn Du beim Öffnen Deines Posteingangs eine Werbeanzeige, eine bereits bearbeitete Erinnerungs-Mail oder sonstige irrelevante E-Mails vorfindest, dann lösche sie umgehend. Handelt es sich um Spam, der ohne automatisches Aussortieren in Deinem Posteingang gelandet ist, markiere ihn als Spam, damit der Absender Dich zukünftig nicht mehr stören kann.

4. Nutze Deinen Posteingang als To-Do-Liste

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, neue E-Mails zu sortieren. Bei der privaten Anwendung reicht es normalerweise aus, alle erledigten E-Mails in themenbezogene Unterordner einzusortieren (siehe Tipp 5) und die offenen Mails einfach im Haupt-Posteingang liegen zu lassen.

So kannst Du beispielsweise eine eingehende Rechnung im Posteingang liegen lassen. Wenn Du heute nicht dazu kommst, die Rechnung zu begleichen, wird Dir die Rechnung aber spätestens beim nächsten Blick in Dein Postfach als To-Do erscheinen. Nach Begleichung, kannst Du sie dann archivieren oder löschen.

Im Beruf kann auch bei neuen E-Mails eine Vorsortierung Sinn machen: Dazu kannst Du im Posteingang Filterregeln einstellen. Beispielsweise kannst Du Unterordner anlegen, in die eingehende Mails bestimmter Absender direkt einsortiert werden. Solche Regeln könntest Du auch für im Betreff genannte Themen sortiert einstellen. Eine aufgaben- oder projektbezogene Sortierung würde ich aber lieber manuell vornehmen, um Falsch-Sortierungen zu vermeiden.

Eine andere Art der Vorsortierung ist die farbliche Markierung: Zur optischen Unterstützung kannst Du nach Absender oder Betreff unterschiedliche Farben einstellen.

Wie Du Filterregeln einstellst, erfährst Du hier für GMX, Web.de und Gmail.

Und überprüfe immer wieder Deine To-Dos! Wenn Du nach 2 Monaten feststellst, dass eine unbearbeitete Mail immer noch in Deinem Hauptordner liegt, dann scheint dahinter doch keine so wichtige Aufgabe zu stehen. In diesem Fall kannst Du sie löschen oder archivieren. Sollte es sich um eine Aufgabe handeln, die auf jeden Fall zu erledigen ist, aber die Du immer wieder aufgeschoben hast, dann vereinbare einen Termin mit Dir selbst: Lege Dich auf einen bestimmten Wochentag und eine vorgegebene Uhrzeit fest und bringe es hinter Dich.

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5. Erstelle eine sinnvolle Ordnerstruktur für Dein Archiv

Bearbeitete und zur Kenntnis genommene E-Mails gehören in den Papierkorb, wenn sie nie wieder benötigt werden. Normalerweise aber solltest Du sie ins Archiv verschieben.

Wenn Du mal überlegst, von wem und zu welchen Themen Du Tag für Tag hauptsächlich E-Mails empfängst, dann kannst Du daraus eine Unterteilung von 5 bis maximal 10 Ordnern vornehmen (Beispielsweise: Rechnungen, Familie, Fotos, Urlaub, Business, Newsletter, Sonstiges). Bei geschäftlichen Mails können es ruhig mehr sein. Aber auch da rate ich, nicht zu sehr ins Detail zu gehen. Denn je mehr Ordner Du hast, desto mehr Überschneidungen gibt es auch (Sortiere ich die Rechnung für den Koffer nun bei “Rechnungen” oder “Urlaub” ein?).

Bonus-Tipp: Vergiss nicht, dass es eine Suchfunktion gibt: Es ist sehr löblich, wenn Du Dir viel Mühe bei Deiner Ordnerstruktur gibst. Eine zu Hohe Anzahl mit viele Unterordnern, kann aber auch dazu führen, dass Du Dich auf Kosten Deiner Produktivität kaputt verwaltest. Führe Dir deshalb vor Augen: Die Ordnerstruktur ist dafür da, dass Du zu einem beliebigen Zeitpunkt schnell die von Dir gesuchten Mails findest. Über die Suchfunktion Deines Anbieters kannst Du aber ebenfalls in Sekundenschnelle E-Mails mit dem gewünschten Schlagwort finden. Deshalb kannst Du vor allem Mails, auf die Du voraussichtlich später nicht mehr gezielt zugreifen musst, problemlos unter “Sonstiges” archivieren.

6. Sortiere Deine Unterordner

Wenn Du bei rund fünf Unterordnern für Dein Archiv bleibst, stellt sich die Frage nach der Sortierung der einzelnen Order gar nicht. Dein E-Mail-Anbieter wird automatisch nach Alphabet ordnen. Sollte es aber dennoch Gründe dafür geben, eine wesentlich größere Anzahl an Unterordnern zu verwenden, dann kann eine Sortierung nach Wichtigkeit besser sein.

Hast Du beispielsweise drei Unterordner, die besonders wichtig sind, dann benennst Du diese noch vor der Bezeichnung mit der entsprechenden Ziffer (zum Beispiel “1 Projekt XYZ”). So findest Du die Ordner auch bei der alphabetischen Sortierung ganz oben. Genau so kannst Du die Ziffern auch verwenden, um wie oben im Bild eine Chronologie abzubilden (“1 Initiierung”, “2 Planung”, “3 Ausführung”, “4 Abschluss).

7. Reduziere Deine Posteingänge auf das Nötigste

Je weniger Posteingänge Du hast, desto weniger Mails musst Du sortieren. So weit, so klar. Nicht alle Posteingänge, an die Du Dich gewöhnt hast, sind notwendig. Ein paar Stellschrauben gibt es, um Deine Posteingänge zu reduzieren:

• Überprüfe sämtliche Newsletter-Anmeldungen und bestelle die Entbehrlichen ab. Für die anderen Newsletter kann es sinnvoll sein, eine Filterregel einzustellen, die diese automatisiert direkt nach Eingang in einen Ordner verschiebt.
• Markiere alle Absender als Spam, die Du regelmäßig erhältst und ohnehin umgehend löscht. So kannst Du Dir diesen Schritt sparen.
• Optimiere Deine Nachrichten-Einstellungen in den Sozialen Medien: Wenn sich bei Instagram, Twitter, Youtube oder Facebook etwas Neues ergibt oder Du neue Freundschaftsanfragen erhältst, dann bekommst Du in den Standard-Einstellungen ein Popup auf Dein Handy. Diese Information reicht vollkommen aus. Du brauchst nicht darüber hinaus noch eine E-Mail mit der gleichen Info. Stelle Deine Sozialen Medien deshalb so ein, dass Du nicht mehr per E-Mail informiert wirst.

8. Verwende nicht mehr als einen E-Mail Account

Ein privater Mail-Account, ein beruflicher Mail-Account. Mehr brauchst Du nicht. Solltest Du mehrere private Postfächer haben, dann beginne langsam damit umzuschichten:

• Entscheide Dich dafür, welche E-Mail Adresse Du behalten möchtest.
• Notiere Dir sämtliche Kontakte aus dem Account, den Du schließen willst.
• Informiere nun jeden Deiner Kontakte, dass Du ab sofort nur noch über die andere E-Mail Adresse korrespondieren möchtest. Normalerweise bedeutet das: Du rufst Dein Profil bei dem jeweiligen Vertragspartner auf (zum Beispiel Stromversorger, Social-Media Account, Bank) und änderst Deine persönlichen Daten.
• Durchforste Deinen zu löschenden Mail-Account nach Mails, die Du behalten musst und leite diese an Deine zukünftige Mail-Adresse weiter.
• Beobachte abschließend, ob es in Deinem alten Account Posteingänge gibt, die Du möglicherweise übersehen hast. In diesem Fall kannst Du noch nachsteuern und die Kontaktdaten ändern.
• Schließe Deinen alten Account für immer.

9. Sortiere regelmäßig E-Mails aus

Einmal pro Jahr solltest Du alte Mails löschen, die nur unnötig Deinen Speicherplatz belegen. Das können Mails zu bereits gekündigten Verträgen sein oder Rechnungen von Produkten, deren Garantie bereits abgelaufen ist. Es können aber auch jegliche E-Mails sein, die heute einfach keine Bedeutung mehr haben.