Schreibtisch organisieren in 6 einfachen Schritten

Ein gut organisierter Schreibtisch gibt Dir die Ruhe, die Du brauchst, um Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Er hält Dich fern von Ablenkungen und reduziert Stress bei der Arbeit. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung garantiere ich Dir, dass auch Du Deinen Schreibtisch sinnvoll organisieren kannst. Denn ein perfekt geordneter Schreibtisch ist die Grundlage für eine strukturierte Arbeitsweise.

Um den Schreibtisch zu organisieren, entledigt man sich zunächst unbenötigter Arbeitsmaterialien und räumt ihn vollständig frei. Als allgemeine Regel sollte man sich darauf hin auf ein durchdachtes Ordnungssystem festlegen und dieses nach Anwendung evaluieren und ggf. anpassen.

Du kannst diesen Beitrag als eine Anleitung zum Schreibtisch Organisieren verstehen. Ich zeige Dir, wie Du Deinen Schreibtisch erstmalig neu organisierst und wie Du dauerhaft Ordnung sowohl für Deine Arbeitsmaterialien als auch in Deinem Kopf hältst. Denn ein aufgeräumter und gut organisierter Schreibtisch sorgt auch dafür, dass Du produktiver arbeiten kannst.

Wie organisiere ich meinen Schreibtisch?

Jeder zweite Beschäftigte hat einen Schreibtisch-Arbeitsplatz. Und jeder Vierte von uns arbeitet regelmäßig im Homeoffice. Damit spielt das Thema Ordnung am Schreibtisch also für einen bedeutenden Teil der Bevölkerung eine wichtige Rolle. Denn selbst diejenigen, die es am Arbeitsplatz nicht so genau mit der Ordnung nehmen, sollten sich die Vorteile vergegenwärtigen:

Gründe für einen aufgeräumten Schreibtisch

Ich habe in meinem Berufsleben festgestellt, dass ein vollgeladener Schreibtisch für manche Menschen eine Art Prestige-Objekt darstellt. Sie wollen damit zum Ausdruck bringen, dass sie sich nicht vor der Arbeit scheuen. Andere sehen das Chaos am Arbeitsplatz als Beweis dafür an, dass man ausgelastet ist. Man schützt sich auf diese Weise vor weiteren Arbeitsaufträgen.

Ein leerer und aufgeräumter Schreibtisch hingegen bedeutet in vielen Köpfen einen Mangel an Arbeit. Und es gibt noch jemanden, der kein gutes Haar an einem aufgeräumten Schreibtisch gelassen hat:

“Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen aus, der ihn benutzt.”

Albert Einstein

Wer näher darüber nachdenkt, erkennt hingegen die Vorteile eines gut organisierten Schreibtisches:

• Du wirst nicht abgelenkt,
• Du kannst Dich besser auf Deine Aufgabe konzentrieren,
• Du verschwendest keine Zeit, um Unterlagen oder Arbeitsmaterialien zu suchen,
• Du kannst stressfreier Arbeiten,
• Du hast immer einen Überblick über Deine Aufgaben,
• Du kannst Deine Tätigkeiten sinnvoll priorisieren,
• Du fühlst Dich wohler am Arbeitsplatz.

Um diese Vorteile zu genießen empfehle ich Dir, Deinen Schreibtisch im ersten Schritt ab- bzw. auszuräumen. Bei der Gelegenheit reinigst Du die Oberflächen und prüfst, welche Arbeitsmittel überhaupt noch benötigt werden. Beim Anblick Deines leeren Schreibtisches kannst Du Dir ein ganz neues Ordnungssystem überlegen: Welche Ablagefächer machen Sinn? Wo bringst Du Deine Stifte unter? Wie wäre es mit einer anderen Position des Monitors?

Wenn Du Deinen Schreibtisch nun neu organisiert hast, solltest Du über eine effizientere Nutzung Deines Arbeitsplatzes nachdenken: Kalender, To-Do-Listen und Bullet-Journals lassen Dich strukturierter Arbeiten als mit der Verwendung von Post-its oder anderer Zettelwirtschaft.

Digitalisiere so viel wie möglich, damit Du auch im Homeoffice auf alles zugreifen und insgesamt weitestgehend auf Papier verzichten kannst. Vermeide Ablenkungen, indem Du Dein Handy auf Flugmodus stellst und Deinen Schreibtisch nicht zu voll mit privaten oder anderen dienstlichen Dingen stellst. Lasse nur die Dokumente auf dem Schreibtisch liegen, die Du jetzt gerade bearbeitest.

1. Tabula rasa – Fange ganz neu an

Jetzt geht es los. Du organisierst Deinen Schreibtisch ganz neu. Da hilft es nicht, mal hier und mal da ein paar Änderungen vorzunehmen. Du musst den Tisch abräumen und den Rollcontainer ausräumen. Lege alles auf den Boden oder in einen großen Behälter.

Stelle Dir vor, Du bekommst einen ganz neuen Schreibtisch in Dein Arbeitszimmer geliefert. Die erste Frage, die sich stellt: Wo genau soll ich ihn hinstellen? Und in welcher Position zum Fenster soll er stehen? Dazu ein paar Tipps vorab:

• Stelle Deinen Schreibtisch im 90-Grad-Winkel zum Fenster
• Verwende möglichst ergonomische Gegenstände (Maus, Tastatur, Bürostuhl, höhenverstellbarer Schreibtisch)
• Vermeide Störgeräusche (beispielsweise durch ein Radio oder einen Kühlschrank)

Nachdem Du ihn optimal positioniert hast, empfehle ich Dir, Deinen Schreibtisch, den Telefonhörer, Maus und Tastatur zu reinigen. Der Zeitpunkt dafür ist jetzt optimal, weil alle Flächen und Schubladen frei sind. Es sind also keine weiteren Vorbereitungsarbeiten zu erledigen. Du kannst einfach losputzen.

2. Sortiere aus, was Du nicht brauchst

Widme Dich nun den Dingen, die Du soeben abgeräumt hast. Sind sie es Wert, Deinen jetzt von Dir wundervoll in Szene gesetzten und vor Sauberkeit glänzenden Schreibtisch wieder zu besetzen? Diejenigen Gegenstände, die Du zuvor länger als ein Jahr nicht in der Hand hattest, sind es ganz sicher nicht Wert. Weg damit! Und die anderen? Sortiere die Artikel nach Häufigkeit der Verwendung und platziere sie dementsprechend sinnvoll auf Deinem Schreibtisch und in Deinen Schubladen:

täglich genutzt	auf dem Schreibtisch (oder oberste Schublade)
1-2 mal pro Woche genutzt	1. Schublade
maximal einmal pro Monat genutzt	2. Schublade
noch seltener genutzt	Brauchst Du es wirklich noch?

Mache Dir klar: Dein Arbeitserfolg steigt nicht proportional zur Anzahl an Krimskrams auf Deinem Schreibtisch. Im Gegenteil: Alles, was auf Deinem Schreibtisch liegt, kann Dich von der Arbeit ablenken. Je weniger Ablenkung, desto konzentrierter kannst Du arbeiten. Hier gilt der altbekannte Grundsatz: “Weniger ist mehr.”

Ja! Du sollst Dich an Deinem Schreibtisch wohlfühlen! Da schaden auch eine Zimmerpflanze oder zwei eingerahmte Fotos nicht. Aber bitte halte die Anzahl an Gegenständen, die nicht unmittelbar für Deinen Arbeitserfolg erforderlich sind, in Maßen. Wenn Du Dir nicht sicher bist, halte zumindest eine feste Regel ein: Artikel, die Du ein Jahr lang oder mehr nicht verwendet hast, müssen entfernt werden. Verschenke sie oder wirf sie weg.

Bonus-Tipp zum Ausmisten: Halte Dich an die Regel der bekannten Ordnungsberaterin Marie Kondo (Amazon-Link zum Buch). Nimm die Gegenstände, bei denen Du Zweifel hast, in die Hand: Schaue sie Dir genau an und frage Dich, ob sie zur Arbeitserfüllung dienlich sind.

3. Wie strukturiere ich meinen Schreibtisch?

Ich gehe davon aus, dass Du jetzt bereits eine ganze Menge vom Schreibtisch verbannt hast. Und das macht den nächsten Schritt wesentlich einfacher. Denn jetzt musst Du keinen Krimskrams mehr zur Seite räumen, wenn Du Dich an die Arbeit machst. Und auch im Schubladenschrank ist Platz genug, um die notwendigen Dinge übersichtlich einzusortieren.

Vergiss den früheren Anblick Deines Schreibtisches. Jetzt ist der Zeitpunkt, an dem Du alles neu und anders gestalten kannst.

Wie kann man am besten seinen Schreibtisch aufräumen?

Ich persönlich handhabe das so, dass mein Schreibtisch grundsätzlich komplett leer ist…bis auf Maus, Tastatur und die Unterlagen, die ich gerade bearbeite natürlich. Denn auf diese Weise stelle ich sicher, dass ich nicht durch andere Gegenstände abgelenkt werden kann.

Es gibt einen Gegenstand, der besonders verlockend ist, um Dich abzulenken: Dein privates Handy! Für Einige ist es ganz normal, es auf dem Schreibtisch liegen zu lassen. Nur leider schauen die Deutschen im Durchschnitt täglich 30 mal auf ihr Smartphone. Und das auch zu einem Großteil während der Arbeit. Ablenkung garantiert! Stelle Dein Handy deshalb auf Flugmodus, während Du am Schreibtisch sitzt. Und lege es in die unterste Schublade, so dass Du gar nicht erst in Versuchung gerätst.

Gegenstände, auf die ich am häufigsten zugreife, befinden sich bei mir in der obersten Schublade. Ich muss quasi blind danach greifen können.

Dazu ein kleines Beispiel: Das Benutzen eines Lochers stellt eine kleine Unterbrechung des Arbeitsvorgangs dar. Und wenn ich den Locher erst suchen muss, verlängert sich diese Unterbrechung und bringt die Gefahr mit sich, dass ich auf der Suche von weiteren Dingen abgelenkt werden könnte. Tatsächlich sind es die Kleinigkeiten, die unsere Arbeitseffizienz sinken lassen.

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Wie sieht ein minimalistisch organisierter Schreibtisch aus?

Ein klassisches Büro, in dem die Arbeitsvorgänge nur zu einem Teil digitalisiert sind (der Drucker kommt also noch zum Einsatz), benötigt normalerweise nicht mehr als diese Gegenstände:

• mit PC oder Mac ausgestatteter Schreibtisch
• Rollcontainer bzw. Schubladenschrank
• Kleiner Aktenschrank

Welche Dokumente sollten am Schreibtisch aufbewahrt werden?

Während Du Deinen Aktenschrank für die Aufbewahrung von Papierakten und einem entsprechenden Ablagesystem (Posteingang, Bearbeiten, Abheften) verwenden solltest, sind Schreibtisch und Rollcontainer für alle sonstigen Arbeitsmaterialien da. Mehr als zwei Schubladen benötigst Du für einen minimalistisch organisierten Schreibtisch nicht.

Was sollte man auf seinem Schreibtisch haben?

Schreibtischoberfläche	Monitor, Tastatur, Maus, Tischlampe ggf. ToDo-Liste oder Bullet Journal
1. Schublade	Locher, Tacker (Heftgerät) Kugelschreiber, Bleistift, Marker oder gelber Buntstift Klebestift, Klebeband Büroklammern
2. Schublade	Druckerpapier, ggf. Druckerpatronen und lose Kabel Ringbuch, Schnellhefter Heftlaschen, Klarsichtfolien, Briefumschläge

Verwende Boxen und Schachteln für Klebeband, Stifte, Tacker und Büroklammern! Außerdem gibt es hilfreiche Papierorganizer🛒, damit die Papierstapel nicht einfach so herumliegen. Auch für lose Kabel und Druckerpatronen empfehle ich Dir den Einsatz von Schachteln.

Jede Box sollte nach Kategorien geordnet und vor allem beschriftet sein. So kannst Du beispielsweise jeden Morgen die Box mit den Stiften und Büroklammern aus der Schublade holen und vor dem Feierabend wieder zurückstellen. Auf diese Weise hast Du tagsüber einen aufgeräumten Schreibtisch. Und wenn Du morgens Deinen Arbeitsplatz betrittst, ist er komplett leer.

Bonus-Tipp: Plane für den Aufräumvorgang die doppelte Zeit ein, die Du vorab bemessen hast. Das vermeidet zusätzlichen Zeitdruck. Meinen Erfahrungen nach unterschätzt man den Aufwand einfach immer wieder. Und für den Fall, dass Du doch schneller fertig wirst, hast Du mehr Zeit für die eigentliche Arbeit als geplant.

4. Aufgeräumter Schreibtisch – auch digital

Es nutzt Dir rein gar nichts, einen aufgeräumten Schreibtisch zu haben und alle greifbaren Dinge in Ordnung zu halten, solange in Deinem Computer Chaos herrscht. Zu einem gut organisierten Schreibtisch gehört deshalb auch ein gut organisierter Desktop. Denn schließlich verbringst wahrscheinlich auch Du die meiste Zeit damit, auf den Bildschirm zu starren.

Das A und O ist deshalb ein Desktop, auf dem nur die wichtigsten und meistgenutzten Verknüpfungen liegen und eine sinnvolle Ordnerstruktur auf Deiner Festplatte bzw. auf dem von Dir genutzten Server. Einen hilfreichen Leitfaden zur digitalen Ordnerstruktur findest Du in einem Beitrag von Faktur digital.

Wenn Du wissen möchtest, wie Du Deine digitalen Fotos am besten organisierst, lies meinen Beitrag Wie Du Deine Fotos organisieren kannst – in 5 Schritten.

Bonus-Tipp: Wenn Du Dein komplettes Büro neu organisieren möchtest und Tipps für das perfekte Ablagesystem, ein papierloses Büro, Zeitmanagement und die richtige Raumtemperatur benötigst, dann lies meinen Artikel “12 hilfreiche Tipps, um Dein Büro zu organisieren”

5. Vermeide das große Zettel-Chaos

Es gibt viele Möglichkeiten, sich Notizen zu machen. Und von diesen zahlreichen Alternativen, solltest Du für Deine Arbeit am Schreibtisch genau eine einzige auswählen. Sobald Du auf ein zweites Medium umsteigst, verlierst Du automatisch den Überblick.

So gut wie alles, was zu meiner Arbeit gehört, ist nur PC-unterstützt möglich. Der Rechner läuft also permanent. Im Umkehrschluss fehlt es mir also an nichts, wenn ich meine Notizen digital mache. Im Gegenteil: Wenn Du regelmäßig mobil arbeitest, nimmst Du immer Deinen Laptop mit. Aber denkst Du auch immer an Deine Papiernotizen?

Egal, ob Du an Deinem Schreibtisch im Bürogebäude oder zu Hause sitzt. Du arbeitest am Computer. Und genau deshalb ist es logisch, auch Deine Notizen am Computer zu erfassen. So ist ein permanenter Zugriff garantiert.

Möglichkeiten, um Notizen zu machen:

• Google Notizen
• OneNote
• Evernote
• Kalender (elektronisch oder auf Papier)
• To-Do-Liste (elektronisch oder als Ringbuch)
• Bullet Journal (elektronisch oder auf Papier)

Auch wenn Du Dich gegen eine elektronische Variante entscheidest: Stelle sicher, dass Du jegliche Notizen, die Du Dir machst, in einem einzigen Medium aufschreibst. Aber bitte benutze für Deine tägliche Arbeit am Schreibtisch niemals Post-its, um Dir Erinnerungen aufzuschreiben. Post-its sind toll, um jemanden eine nette Botschaft auf den Schreibtisch zu kleben. Oder um Dokumente, die weitergereicht werden, zu markieren. Es gibt eine Berechtigung für Klebezettel. Aber bitte nicht für Deine eigenen Notizen.

6. Überprüfe Deine Schreibtisch-Organisation…

Einmal im Jahr solltest Du die Grundstruktur Deiner Ordnung überprüfen. Liegt die Ordnung, auf die Du Dich festgelegt hast, weiterhin vor? Hat sie sich als hilfreich erwiesen oder besteht Optimierungsbedarf? Ist es mal wieder an der Zeit, ein paar Dokumente auszusortieren? Nutze diesen Tag auch dazu, um noch mal grundlegend über Dein Ordnungssystem am Schreibtisch nachzudenken. Ist der Schreibtisch für Dich perfekt organisiert, oder musst Du noch mal nachsteuern?

…aber sei nicht perfektionistisch mit Deiner Ordnung

Ein gut organisierter Schreibtisch stellt eine Grundordnung an Deinem Arbeitsplatz sicher. Diese Grundordnung bedeutet, dass Du in der Regel weißt, wo was liegt und dass Du den Schreibtisch mit wenigen Handgriffen und in kurzer Zeit wieder aufräumen kannst.

Da Du an Deinem Schreibtisch arbeitest, ist es aber völlig normal, dass im Alltag auch mal Unordnung entstehen kann. Das sollte Dich aber nicht von Deiner Arbeit abhalten. Bleibe fokussiert auf das, wozu Dein Schreibtisch gemacht ist.

Du wirst sehen: Wenn Du Deinen Schreibtisch erstmal richtig organisiert hast, wird es Dir viel leichter fallen, die entstehende Unordnung wieder zu beseitigen.

Bonus-Tipp: Besorge Dir einen höhenverstellbaren Schreibtisch: “Wer länger sitzt, ist früher tot” titelte die Zeit im Jahr 2019. Studien haben gezeigt, dass Berufstätige, die vorwiegend am Schreibtisch sitzen, häufiger unter Herz-Kreislauf-Erkrankungen leiden und ein höheres Sterberisiko haben. Ein alarmierender Fakt, wenn man bedenkt, dass jeder Zweite seinen Arbeitsalltag dort verbringt. Um dieser ungesunden Arbeitsweise entgegenzuwirken, kannst Du Dir einerseits Deinen Arbeitstag so organisieren, dass Du in regelmäßigen Abständen (beispielsweise einmal pro Stunde) von einem Timer daran erinnert wirst, aufzustehen und Dehn- oder Sportübungen zu machen. Oder Du besorgst Dir einen höhenverstellbaren Schreibtisch und verbringst so viel Zeit wie möglich bei der Arbeit im Stehen.