Wie Du dauerhaft Deine Unterlagen mit System ordnen kannst

Kein Mensch kümmert sich gerne um Papierkram. Und doch bleibt uns nichts anderes übrig. Auch wenn wir einige Rechnungen nur noch digital zugestellt bekommen, segelt immer noch regelmäßig die gute alte Post in unsere Briefkästen. Unterlagen zu ordnen kann nervig sein, wenn Du nicht genau weißt, wo Du anfangen sollst. Ich gebe Dir einen klar strukturierten Leitfaden, der es Dir leicht machen wird, Deine Papiere mit System zu organisieren.

Um Unterlagen zu ordnen, verwendet man Aktenordner mit Trennblättern. Nach dem Aussortieren unbenötigter Papiere werden die Unterlagen als allgemeine Regel themenbezogen in den Aktenordner einsortiert.

Ich persönlich finde das Aussortieren von Unterlagen schwieriger, als mich von Kleidung oder ähnlichen Gegenständen zu trennen. Denn wer kennt schon zu sämtlichen Unterlagen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?! Und dazu kommt auch unabhängig davon oft die Frage: “Brauche ich die Rechnung vielleicht noch mal?” – Keine Sorge: Welche Dokumente Du wann wegwerfen kannst, liest Du hier in diesem Artikel

Darüber hinaus wirst Du genau erfahren, wie Du Deine Unterlagen systematisch ordnest. Vom erstmaligen Einrichten eines Ordnungssystems bis hin zur garantiert dauerhaften Ordnung.

In diesem Beitrag geht es in erster Linie um Deine privaten Unterlagen. In meinem Beitrag 12 hilfreiche Tipps, um Dein Büro zu organisieren findest Du aber eine ganze Menge darüber, wie Du Deine beruflichen Unterlagen ordnest.

Wie ordne ich meinen Papierkram?

Wenn Du Ordnung in Deine Unterlagen bringen möchtest, hast Du eigentlich nur ein Ziel: Du willst ein System, in dem Du alle Papiere auf Anhieb findest. Und dieses Ordnungssystem muss auch in der Lage sein, dass aktuelle Dokumente sinnvoll einsortiert werden können.

“Wir können die Schwerkraft überwinden. Aber der Papierkram erdrückt uns.”

Wernher von Braun

Ich persönlich besitze für die Kinder und mich drei breite Aktenordner, die jeweils mit beschrifteten Trennblättern versehen sind, um die unterschiedlichen Kategorien zu kennzeichnen. Bei diesen drei Ordnern wird es auch dauerhaft bleiben. Denn spätestens wenn ich feststelle, dass die Ordner an ihre Grenzen kommen, wird wieder aussortiert.

Und damit ist das komplette System auch schon in Kürze erklärt. Übersetzt heißt das:

• Bewahre nur Unterlagen auf, die Du auch wirklich brauchst.
• Unterteile Deine Dokumente in Kategorien.
• Sortiere regelmäßig aus.

Und jetzt zeige ich Dir Schritt für Schritt, wie Du zu diesem Ergebnis kommst. Natürlich wird mein System nicht zu 100 % mit Deiner Ordnung kompatibel sein. Denn Du wirst vielleicht ganz andere Papiere haben, weil Du eine andere Lebenssituation oder andere Vertragspartner hast.

Du wirst nicht exakt die gleichen Unterteilungen vornehmen. Nutze mein System einfach als Schablone für Dein eigenes System und passe es hier und dort an.

1. Vereinbare einen Termin mit Dir selbst

Mal eben damit zu beginnen, Ordnung in Deinen Papierkram zu bringen, ist besser als das Thema auf ewig aufzuschieben. Es kann aber auch zu Deiner eigenen Demotivation beitragen. Denn wie es immer so ist: Alles dauert immer etwas länger als man glaubt. Und Du willst es ja schließlich richtig und abschließend machen.

Wirf deshalb lieber einen Blick in Deinen Kalender und vereinbare einen Termin mit Dir selbst. Sagen wir 3 Stunden! Kann sein, dass das zu viel ist. Aber wenn Du schneller fertig sein solltest, kannst Du Dich umso mehr dafür belohnen.

Wenn Du jetzt noch die Vorlaufzeit dafür nutzt, um Dir ein paar breite Aktenordner und Trennblätter (Amazon-Link) zu besorgen, dann könnte es vielleicht sogar passieren, dass Du so etwas wie Vorfreude auf die Beseitigung des Papier-Chaos entwickelst.

Bonus-Tipp: Falls Du noch einen Stapel aktueller, ungeöffneter Briefe hast, dann ist es ratsam, dass Du Dich darum kümmerst, bevor Du mit dem eigentlichen Ordnen der Unterlagen beginnst. Nimm Dir ein wenig Zeit, öffne und lies die Briefe. Falls jetzt neue Rechnungen zu begleichen sind, kümmere Dich als Erstes darum. Zum Unterlagen Ordnen brauchst Du einen freien Kopf und vor allem einen Überblick – auch über Deinen neuesten Dokumente.

2. Bringe sämtliche Unterlagen an einen Ort

Deine Unterlagen sollten zukünftig alle in Dokumentenordnern an einem Ort zu finden sein. Und damit kannst Du bereits jetzt anfangen. Lege sämtliche Papiere, Ordner und sonstige Ablagen auf einen freien Tisch. Wenn dort nicht ausreichend Platz ist, schaffe noch mehr freie Fläche direkt daneben.

Auch wenn Dir der Anblick der vielen Unterlagen noch nicht den kompletten Überblick verschaffen wird, so wirst Du zumindest ein Gefühl für die Masse bekommen. Lass Dich davon nicht unterkriegen! Lass Dich stattdessen beflügeln von dem Gedanken, dass Du gerade dabei bist, die Situation endlich in den Griff zu bekommen.

3. Sortiere unbenötigte Dokumente aus

Aufbewahrungsfristen für Deine Unterlagen

Ich gebe Dir jetzt einen Überblick über wichtige Dokumente, die Du zumindest eine Zeit lang aufbewahren solltest. Wenn Du mehr über Aufbewahrungsfristen wissen möchtest, informiere Dich auf test.de. Ich bin kein Rechtsberater und daher solltest Du im Zweifel einen Experten hinzuziehen.

Kategorie	Aufbewahrungsfrist	Verwendung
Ausweis Pass	für immer	Identitätsnachweis Kontoeröffnung Reisen
Geburtsurkunde Heiratsurkunde Scheidungs­urkunde Sterbeurkunde Testament Erbschein	für immer	Identitätsnachweis Elterngeldantrag Kitaplatz Rentenversicherung Kontoumschreibung Versicherungspolicen Erbschaftsangelegenheiten
Schulzeugnis	für immer	Einschreibung an der Uni Arbeitgeber Rentenversicherung
Sozialversicherungsausweis	für immer	Arbeitgeber
Nachweise für betriebliche Altersvorsorge	für immer	Inanspruchnahme der Betriebsrente
Versicherungspolicen und Bankverträge (Original)	solange der Vertrag besteht + 3 Jahre (Verjährungsfrist)	Inanspruchnahme der Versicherungsleistung
Arbeitsvertrag	solange der Vertrag besteht	Nachweis über Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis
Mietvertrag	solange der Vertrag besteht	Nachweis über Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis
Grundbucheintrag und Immobilienkaufvertrag mit zugehörigen Unterlagen	solange es sich im Eigentum befindet	Finanzamt und andere Behörden (eigenen Ordner anlegen)
Kfz-Brief	solange es sich im Eigentum befindet	Finanzamt und andere Behörden
Belege für Steuererklärung Lohnsteuerbescheinigung	mindestens ein Jahr nach Steuerbescheid	Finanzamt Arbeitgeber
Steuerbescheid	11 Jahre	Finanzamt
Gehaltsabrechnungen	für das laufende Jahr	Ansprüche gegenüber Arbeitgeber
Handwerkerrechnung	2 Jahre	Finanzamt, Reklamation

So, jetzt hast Du einen Überblick, wie viele Unterlagen Du wirklich brauchst. Alle anderen Unterlagen darfst Du gepflegt wegwerfen. Das passt doch locker in einen Ordner, oder nicht?

Klar, auch ich werfe nicht alle Unterlagen weg, nur weil ich gesetzlich nicht dazu verpflichtet bin. Neben den in der Tabelle aufgelisteten Unterlagen bewahre ich auch weitere Unterlagen auf.

Unterlagen, die ich für 2 Jahre aufbewahre

• Rechnungen für gekaufte Produkte (Garantiezeit)
• Unterlagen zu Elternbeiträgen, Kindergeld, Elterngeld, etc.
• Energie- und Betriebskostenabrechnungen
• Nachweis über Kfz-Reparaturen, Hauptuntersuchung, Abgasuntersuchung

Unterlagen, die ich direkt wegwerfe

• Gebrauchsanweisungen (Zugriff über das Internet ist wesentlich bequemer)
• Seminarunterlagen (wer guckt da bitte irgendwann noch einmal hinein?)
• Kontoauszüge (jederzeit online abrufbar)
• Kassenzettel für Lebensmitteleinkäufe
• Hefte aus der Schulzeit (besitze ich schon lange nicht mehr)

Bonus-Tipp: Erledige möglichst sowohl das Aussortieren als auch das anschließende Ordnen der Unterlagen in einem Durchgang und frei von Unterbrechungen. Lass Dich weder von außen noch durch die Fundstücke, die Du in Deinen Unterlagen findest, ablenken. Sei schnell und bringe es zügig zu Ende. Alle Unterlagen, die Du noch mal genauer unter die Lupe nehmen willst, kannst Du Dir notieren und sie heraussuchen, wenn Du fertig bist.

Entferne Anschreiben und alte Beitragsrechnungen

Bei Deinen Unterlagen gilt der Leitspruch “Kleinvieh macht auch Mist”. Nehmen wir mal das Beispiel einer Beitragsrechnung Deiner Haftpflichtversicherung:

Du könntest die Rechnung mit samt dem Anschreiben einfach abheften. Denn schließlich bekommst Du nur einmal im Jahr die Abrechnung. Was machen da schon ein paar Seiten aus? – Was Du aber tatsächlich brauchst, ist die neue Beitragsrechnung. Das bedeutet: Auf das Anschreiben der Versicherung und die Rechnung aus dem letzten Jahr kannst Du verzichten.

Das Problem ist, dass Du Gefahr läufst, nicht nur mit Deinen Haftpflicht-Unterlagen so umzugehen, sondern auch mit allen anderen. Im Ergebnis stehen dann nicht mehr zwei Seiten zu viel, sondern wesentlich mehr. Sowohl bei bereits abgehefteten Unterlagen als auch bei aktuellen Posteingängen solltest Du deshalb exakt auswählen, was wirklich von Belang ist.

Bonus-Tipp für Bedienungsanleitungen: Falls Du Handbücher aufbewahrst: Häufig sind diese nur so umfangreich, weil sie in verschiedenen Sprachen abgedruckt sind. Schneide einfach den deutschsprachigen Teil heraus und schon bist Du wieder etwas Ballast los.

Wie entsorge ich vertrauliche Dokumente?

Die meisten Deiner Unterlagen werden Deinen Namen enthalten. Da Du wahrscheinlich nicht möchtest, dass sie in die falschen Hände geraten, solltest Du sie deshalb unkenntlich machen. Im Normalfall heißt das Schreddern:

Ich persönlich benutze meine beiden Hände, um die Unterlagen zu zerreißen. Dazu reiße ich sie mehrfach längst und quer durch. Gerade wenn Du viel wegzuwerfen hast, kann das ein körperlich anstrengendes und nerviges Unterfangen werden.

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass Dein Papierkram durch Deine eigenen Möglichkeiten nicht mehr bewältigt werden kann, sind professionelle Aktenvernichtungsfirmen wie Rhenus oder die Deutsche Aktenvernichtung in der Lage das zu übernehmen.

4. Digitalisiere so viel wie möglich

Urkunden, Zeugnisse und die meisten Verträge musst Du im Original aufbewahren. Alles andere könntest Du aber einscannen und anschließend wegwerfen. Wenn Du das tust, brauchst Du wahrscheinlich nur noch einen einzigen Aktenordner. Umso mehr musst Du aber darauf achten, dass die von Dir eingescannten pdf-Dateien sinnvoll strukturiert und vor allem sicher abgespeichert sind.

Als Speicherort kommen meines Erachtens zwei verschiedene Datenträger in Frage: Eine externe Festplatte (Amazon-Link) oder eine Cloud. Ich stelle Dir die Vor- und Nachteile vor.

	Externe Festplatte	Cloud
Vorteil	Du bist Eigentümer des Speichers: Externe Festplatten sind in fast allen Größen und Kapazitäten erhältlich. Sie sind in der Regel nicht schwer und deshalb auch leicht transportabel. Um sie zu verwenden brauchst Du kein Technik-Nerd zu sein. Einfach per USB anschließen und los geht’s.	Du bist Mieter des Speichers: Der Internetanbieter kümmert sich um die Datensicherung. Da geht so schnell nichts verloren. Außerdem kannst Du – solange Du online bist – jederzeit und ohne besonderen Aufwand Deine Daten vom Handy in die Cloud laden oder Deinen Speicher sogar generell regelmäßig mit der Cloud synchronisieren.
Nachteil	Die Lebensdauer externer Festplatten ist begrenzt. Unsere externe Festplatte hält schon seit mehr als einem Jahrzehnt. Es könnte aber jederzeit Schluss sein. Außerdem kannst Du nicht ausschließen, dass sie während des Transportes beschädigt wird oder verloren geht.	Du vertraust Deine privaten Daten Unternehmen an, die zumindest theoretisch darauf zugreifen können. Und in den USA ist es sogar gesetzlich geregelt, dass die Daten bedarfsweise den Geheimdiensten zugänglich gemacht werden müssen. Eine Cloud eines europäischen Anbieters dürfte deshalb eher zu empfehlen sein. Auch Hackerangriffe sind nicht auszuschließen.

Ich persönlich scanne meine Unterlagen aus Bequemlichkeitsgründen normalerweise nicht ein. Dafür nehme ich in Kauf, dass ich eben drei und nicht nur einen Aktenordner benötige. Es gibt aber ein paar Unterlagen, die ich dann doch einfach loswerden wollte, weil sie zu viel Platz in Anspruch genommen haben.

Diese habe ich eingescannt und auf einer externe Festplatte gespeichert. Deine Unterlagen einscannen kannst Du entweder ganz normal mit einem Dokumentenscanner (zum Beispiel Epson WorkForce ES-50 – Amazon-Link) oder mit dem Handy (mit Adobe Scan).

5. Ordne die Dokumente nach Kategorien und Vertragspartnern

Obwohl Du jetzt schon eine Menge aussortiert hast, bleibt noch Einiges an Papierkram übrig. Aber zumindest kannst Du jetzt in etwa einschätzen, wie viele Aktenordner Du dafür benötigst. Und Du hast ein Gespür dafür bekommen, welche Themenschwerpunkte (zum Beispiel Finanzanlagen, Versicherungen oder laufende Rechnungen) Du in Deinen Unterlagen hast.

Anhand Deiner Schwerpunkte kannst Du jetzt die einzelnen Ordner unterteilen. Nimm als Beispiel das Schaubild mit den Aktenordnern und Registerkarten (siehe oben). Du hast 3 Ordner:

• Finanzen
• Zeugnisse und Urkunden
• Arbeitgeberangelegenheiten und Steuern

Innerhalb des Ordners “Finanzen” ordnest Du sämtliche Unterlagen ein, die mit diesem Thema zusammenhängen. Du machst also beispielsweise 3 Registerkarten:

• Girokonto
• Lebensversicherung
• sonstige Kapitalanlagen

Wenn Du mehrere Konten, Lebensversicherungen, etc. hast, bekommt jede Bank, jede Versicherung und jeder sonstige Vertragspartner seine eigene von Dir beschriftete Registerkarte. Das Gleiche machst Du mit Zeugnissen und Urkunden: Du könntest also beispielsweise Registerkarten für berufliche Urkunden, sportliche Urkunden, Schulzeugnisse, etc. erstellen.

Wichtig ist, dass Du nicht zu kleinteilig wirst. Es macht wenig Sinn, in einem Ordner 30 Trennblätter zu verwenden, hinter denen sich jeweils immer nur ein bis zwei Papiere befinden.

Dazu ein weiteres Beispiel: Du kannst für Kindergeld-, Elterngeld- und Elternbeiträge jeweils eine Registerkarte verwenden. Wenn Du aber das Gefühl hast, dass es für Dich auch überschaubar ist, wenn alles zusammen hinter einem einzigen Trennblatt verschwindet, dann machst Du das so. Es gibt keine klare Regel dafür. Das Ordnungssystem erstellst Du selbst.

6. Richte Dir eine Ablage für aktuelle Dokumente ein

Für mich hat sich die zweite Variante etabliert. Denn ich habe nicht immer die Zeit, mich direkt um die Post zu kümmern. Und außerdem gibt es ja manchmal auch Gründe, Briefe noch einmal ein paar Tage liegen zu lassen. Beispielsweise weil man sie mit dem Partner besprechen möchte oder noch Unklarheiten zu dem Anschreiben bestehen, die man im direkten Kontakt klären muss.

Spätestens einmal pro Woche solltest Du Dich dann aber doch um Dein Ablagefach kümmern. So verhinderst Du, dass Deine neue Ordnung unter die Räder kommt. Deshalb empfehle ich Dir auch, das Ablagefach relativ präsent (beispielsweise im Eingangsbereich) zu platzieren, damit Du es nicht aus den Augen verlierst.

7. Wirf alte Unterlagen einmal im Jahr weg

Unterlagen, die Du als Garantienachweis oder aus ähnlichen Gründen aufbewahrt hast, sind in der Regel nach zwei Jahren verjährt und damit nutzlos. Setze Dir einmal pro Jahr einen Termin im Kalender, an dem Du Deine Ordner durchblätterst und veraltete Unterlagen entfernst.